"Wirklich innovative Produktteams müssen selbstständig arbeiten können. Im Zuge des Wachstums von Unternehmen oder Organisationen kann diese Autonomie ohne den richtigen Rahmen jedoch für Chaos sorgen".
Als Senior Product Manager für Jira Product Discovery höre ich diese Herausforderung in Gesprächen mit Kunden aus allen Branchen und Größenordnungen immer wieder. Immer wieder taucht die folgende Frage auf: Wie ermöglicht man es Teams, selbstständig zu arbeiten, und sorgt gleichzeitig für genügend Konsistenz, damit das Unternehmen bzw. die Organisation effektiv funktionieren kann?
Der kritische Punkt
Es gibt einen Moment, vor dem alle wachsenden Unternehmen und Organisationen stehen. Mit einem oder zwei Produktteams läuft alles reibungslos. Wenn du fünf Teams hast, tauchen erste Probleme auf. Aber was ist, wenn du zehn oder zwanzig Teams hast? Dann kann alles aus dem Ruder laufen.
Dieses Muster wird mir in Gesprächen mit unseren Kunden immer wieder bestätigt. Produktteams arbeiten nicht isoliert – sie müssen mit der Unternehmensleitung zusammenarbeiten, um die Unternehmensziele abzustimmen, mit den Entwicklerteams, um ihre Ideen zu entwickeln und zu veröffentlichen, und mit dem Marketing und Vertrieb, um ihre Funktionen zu bewerben. Wenn du nur ein paar Teams hast, die unterschiedlich arbeiten, kann sich der Rest des Unternehmens anpassen. Aber wenn du skalierst, wird aus dem, was einst überschaubar war, Chaos.
Interessanterweise resultiert dieser kritische Punkt oft aus Erfolg und nicht aus Misserfolg. Deine Produktteams sind alle auf ihre Weise erfolgreich – einige konzentrieren sich darauf, durch gemeinsame Design-Sitzungen und Verbesserungen der Benutzerfreundlichkeit auf die Bedürfnisse der Kunden einzugehen, andere befassen sich mit Plattformstabilität und Systemleistung. Jedes Team funktioniert auf seine Weise gut und verwendet Prozesse, die für seinen Kontext sinnvoll sind. Aber ohne einen gemeinsamen Rahmen, der alles zusammenhält, steht genau dieser Erfolg auf dem Spiel.
Lösung durch extreme Maßnahmen
In unzähligen Gesprächen mit Kunden habe ich zwei typische Lösungsansätze für dieses Problem bei der Koordination von Produktteams kennengelernt. Manche Unternehmen und Organisationen versuchen, eine vollständige Standardisierung zu erzwingen, sodass jedes Produktteam identische Prozesse, Vorlagen und Tools verwendet. Andere gehen den umgekehrten Weg, lassen Teams völlig unabhängig arbeiten und hoffen, dass am Ende alles irgendwie zusammenpasst.
Keines dieser beiden Extreme funktioniert. Ein Product Operations Leader erklärte mir einmal Folgendes: "Als wir versuchten, alle unsere Produktteams in ein Schema zu pressen, erhielten wir zwar Compliance, aber das nötige Engagement blieb auf der Strecke. Die Teams arbeiteten nach Schema F, aber es fehlte der Funke." Auf der anderen Seite führte vollständige Autonomie zu Fragmentierung und Ineffizienz. Produktteams konnten ihre Erkenntnisse nicht effektiv austauschen, die Stakeholder hatten Mühe, das Gesamtbild zusammenzusetzen, und Gelegenheiten zur Zusammenarbeit wurden verpasst.
3 Elemente, um das richtige Gleichgewicht zu finden
Erfolgreiche Unternehmen und Organisationen gehen diese Herausforderung mit drei Schlüsselelementen an, die für Ausgewogenheit sorgen, ohne die Autonomie zu opfern.
An erster Stelle steht eine gemeinsame Sprache – gemeinsame Wege zur Besprechung von Zielen, Entwicklungsphasen und Maßnahmen, die eine klare Kommunikation ermöglichen, ohne den Prozess aufzuzwingen. Als Nächstes erstellen sie konsistente Visualisierungen, die es den Teams ermöglichen, auf ihre eigene Weise zu arbeiten, und den Stakeholdern die nötige Klarheit verschaffen. Schließlich ermöglichen sie Best Practices durch eine Kombination aus Kultur, flexiblen Frameworks und unterstützenden Tools.
In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie diese Elemente zusammenwirken, um das richtige Gleichgewicht zwischen selbstständig arbeitenden Teams und organisatorischer Klarheit zu finden. Anhand von konkreten Beispielen werden wir beleuchten, wie verschiedene Arten von Produktteams – angefangen bei denen, die sich auf kundenorientierte Funktionen konzentrieren, bis hin zu solchen, die an Plattformfunktionen arbeiten – ihre individuellen Ansätze beibehalten und gleichzeitig einen Beitrag zu einem gemeinsamen Ziel leisten können.
Entwicklung einer gemeinsamen Sprache
Eine wichtige Erkenntnis für Produktteams ist, dass sie nicht auf dieselbe Weise arbeiten müssen – sie müssen nur dieselbe Sprache sprechen. Durch unsere Arbeit mit Kunden haben wir drei Schlüsselelemente identifiziert, die diese gemeinsame Grundlage schaffen, ohne dabei die Autonomie der Teams zu opfern:
Teamübergreifende Ziele
Einer unserer Kunden hatte sich ein unternehmensweites Ziel gesetzt, nämlich die Steigerung der Kundenzufriedenheit auf 80 %. Seine Produktteams sind dieses Ziel je nach Kontext auf völlig unterschiedliche Weise angegangen:
- Ein Team konzentrierte sich darauf, die Anzahl der Klicks zu reduzieren, die erforderlich sind, um gängige Aktionen auszuführen.
- Ein anderes Team konzentrierte sich darauf, die Systemzuverlässigkeit zu verbessern und Ausfallzeiten zu reduzieren.
- Für ein drittes Team stand die Genauigkeit der Suchergebnisse im Vordergrund.
Dasselbe Ziel, unterschiedliche Ansätze – aber dennoch war allen klar, welche Rolle ihre Arbeit im Gesamtzusammenhang spielte.
Phasen, die Klarheit schaffen
Anstatt Teams zu starren Prozessen zu zwingen, standardisieren erfolgreiche Unternehmen und Organisationen Meilensteine. Atlassian hat vier wichtige Phasen ermittelt, die für unterschiedlichste Arten von Produktteams gelten:
- Fragen: Umfassendes Verständnis der Problematik
- Entdecken: Umfang und Validierung der Lösung
- Erstellen: Regionsübergreifende Bereitstellung der Funktion
- Wirkung: Messung der Ergebnisse nach 3 Monaten
Wenn ein Produktteam sagt, dass es sich in der Phase "Entdecken" befindet, weiß jeder, was das bedeutet – das Problem ist klar, und es werden Lösungen geprüft. Doch wie gelangen wir dorthin? Das ist jedem Team selbst überlassen.
Sinnvolle Einschätzung des Aufwands
Der dritte Teil ist ein allgemeiner Rahmen für die Messung des Aufwands. Das bedeutet nicht, dass jedes Team den Arbeitsaufwand auf die gleiche Weise einschätzen soll, sondern dass alle ihre Einschätzungen in eine gemeinsame Sprache übersetzen. Plattformteams berücksichtigen möglicherweise die Systemkomplexität und das Deployment-Risiko, während sich andere Produktteams auf die Komplexität der Benutzerinteraktion konzentrieren – aber sie alle können diese Bewertungen auf eine Weise kommunizieren, die jeder versteht.
Alles auf einen Blick
Wie sieht ein Beispiel für die Kombination dieser drei Elemente aus? Schau dir mein Webinar How Product Operations can find the right balance between autonomy and consistency (Wie Product Operations das richtige Gleichgewicht zwischen Autonomie und Konsistenz findet) an. Dort erläutere ich anhand eines Beispiels aus der Praxis, wie zwei verschiedene Teams auf sehr unterschiedliche Weise arbeiten können, um dasselbe Ziel zu erreichen.
Project management
Keeping multiple product initiatives on track is no small feat. The product operations manager supports product managers by coordinating complex projects and timelines, tracking progress against product roadmaps, and managing the countless dependencies between teams. They anticipate potential roadblocks and clear the path for on-time delivery.
Erstellung konsistenter Visualisierungen
Nachdem eine gemeinsame Sprache gefunden wurde, besteht die nächste Herausforderung darin, die Arbeit in der gesamten Organisation sichtbar zu machen. Hier stehen viele Produktteams vor einem vertrauten Problem: der vierteljährlichen Roadmap.
Das passiert oft. Produktteams verbringen Stunden damit, ihre Roadmaps zu erstellen, wobei sie jeweils Formate verwenden, die für ihre Arbeit sinnvoll sind. Manche erstellen detaillierte Tabellen, weil sie komplexe Abhängigkeiten verfolgen. Andere bevorzugen Folienpräsentationen für Stakeholder. Wieder andere pflegen ihre Roadmaps in Form von Engineering-Tools, um nah an der Entwicklungsarbeit zu bleiben.
What businesses need product operations?
Das Ergebnis? Product Operations-Teams stehen vor einer unmöglichen Aufgabe. Entweder müssen sie jedes Team zwingen, seine Roadmaps in einem standardisierten Format neu zu erstellen (zeitaufwändig und fehleranfällig), oder sie müssen versuchen, verschiedene Formate selbst zu konsolidieren (noch zeitaufwändiger und fehleranfälliger).
Die Lösung zwingt nicht alle dazu, dasselbe Tool zu verwenden – vielmehr entwickelt sie Visualisierungsansätze, die sowohl für Produktteams als auch für Stakeholder funktionieren. Erfolgreiche Unternehmen und Organisationen setzen auf Folgendes:
Visualisierung an der Quelle
Anstatt Informationen zwischen Tools zu kopieren, visualisieren führende Unternehmen und Organisationen Daten direkt am Ursprung. Zum Beispiel könnte ein Produktteam eine nach Entwicklungsphasen geordnete Board-Ansicht bevorzugen, während ein anderes eine Zeitleistenansicht benötigt, um komplexe Abhängigkeiten zu verwalten. Jedes Team verwaltet seinen Workflow auf seine Weise, aber die Stakeholder können eine einheitliche Roadmap-Ansicht aufrufen, die konsistente Informationen über Ziele, Phasen und Zeitpläne aller Teams zeigt. Vorbei ist das Kopieren und Einfügen zwischen den Tools, vorbei sind die manuellen Aktualisierungen an mehreren Stellen.
Gemeinsame Elemente, unterschiedliche Ansichten
Erfolg mit konsistenten Visualisierungen beginnt damit, dass du dein Publikum verstehst. Während Produktteams detaillierte Informationen für ihre tägliche Arbeit benötigen, konzentrieren sich die Stakeholder in der Regel auf eine kleinere Anzahl kritischer Elemente, die ihnen helfen, Fortschritte nachzuvollziehen und Entscheidungen zu treffen. Normalerweise kommt es auf ein paar wichtige Elemente an:
- Ziele, zu denen die Arbeit beiträgt, sodass die Unternehmensleitung den Fortschritt bei der Erreichung der Unternehmensziele verfolgen kann
- Aktuelle Entwicklungsphase (Fragen, Entdecken, Erstellen, Wirkung), die ein klares Bild des Fortschritts und der nächsten Schritte vermittelt
- Voraussichtlicher Zeitplan für die Bereitstellung, was eine bessere Abstimmung zwischen Teams und mit externen Stakeholdern ermöglicht
