projectkick-off
Een beetje planning kan tot veel meer succes leiden. Verzamel je projectteam voor een kick-off om af te stemmen op het doel van het project en hoe je samen gaat werken om dat te bereiken.
Voorbereidingstijd
30 m
LOOPTIJD
90 m
Personen
3-14
SAMENVATTING VAN 5 SECONDEN
- Bepaal de teamleden voor het project en hun rollen.
- Definieer de visie, missie en missietests van het project.
- Stem je team af op het doel van het project en hoe je gaat samenwerken om dat te bereiken.
WAT JE NODIG HEBT
- Videoconferenties met gedeelde schermen of in vergaderruimtes.
- Digitale samenwerkingstools (zie sjablonen).
- Optioneel: fysiek whiteboard, markers, een timer en post-its.
Middelen voor spellen
De kick-off van een project plannen
Verzamel je team aan het begin van een project om het eens te worden over hoe succes eruitziet en maak een plan aan om dat te bereiken.
Wat is een kick-off van een project?
Een kick-off-vergadering voor een project is de eerste ontmoeting met het projectteam en de projectklant (indien van toepassing). Tijdens deze vergadering worden het doel, de rollen, de verantwoordelijkheden en de succeskenmerken van het project vastgesteld.
Waarom zou je het spel projectkick-off uitvoeren?
Een project starten zonder een kick-off-vergadering is hetzelfde als een roadtrip beginnen zonder een kaart of routebeschrijving. Je bent dan waarschijnlijk veel tijd, geld en energie kwijt om op je bestemming te komen; als je het al haalt. De uitvoering van het spel projectkick-off bepaalt de koers voor soepele samenwerking en succes.
Wanneer moet je een kick-off-vergadering voor het project houden?
De kick-off van het project vindt meestal plaats nadat de werkverklaring of projectposter definitief is en iedereen klaar is om te beginnen.
De voordelen van kick-off-vergaderingen voor een project
De kick-off-vergadering is een gelegenheid om je team af te stemmen op de 'wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe' van het project.
Onderzoek toont aan dat het voordelen heeft om consensus te bereiken over verschillende onderwerpen die tijdens de kick-off van een project zijn besproken:
- Verduidelijkende rollen
Een duidelijk inzicht in rollen en verantwoordelijkheden kan leiden tot betere resultaten door de communicatie, de coördinatie, het vertrouwen en de tevredenheid van teamleden te verbeteren. - Schets de situatie door te zorgen voor psychologische veiligheid
Teams met vastgestelde normen die samenwerking en open gesprekken aanmoedigen, presteren beter. - Visie
Als werknemers begrijpen wat hun visie is (of waarom hun werk belangrijk is en hoe dat van invloed is op anderen), nemen hun prestaties, doorzettingsvermogen en productiviteit toe. - Duidelijke succescriteria of missietests
Onduidelijke vereisten leiden tot dure herbewerking. Door uit te leggen hoe succes eruitziet en problemen vroegtijdig op te lossen, ontstaan er later vaak minder verwarring en minder kosten.
1. Identificeer projectteamgenoten
Geschatte tijd: 10 MIN.
Identificeer je projectsponsor, projectleider, facilitator, kernteam en belanghebbenden voordat je dit spel uitvoert. (Eén teamlid kan meerdere rollen vervullen.)
- Projectsponsor (ook wel uitvoerende sponsor genoemd): de hoogste belanghebbende die bij de projectlevering het meest te winnen of te verliezen heeft
- Projectleider: geeft visie aan wat het team levert en waarom
- Facilitator: zorgt ervoor dat de kick-off-vergadering vlot en doelgericht verloopt
- Kernteam: de mensen die het project uitvoeren
- Belanghebbenden: iedereen met inzicht, informatie, feedback of een gevestigd belang in het resultaat van het project
Tip: PAS AAN OP JE TEAM
Het spel projectkick-off is flexibel en kan eenvoudig worden aangepast. Gebruik de andere spellen onder 'Variaties' hieronder als inspiratie om de agenda aan te passen aan je team.
Niet iedereen hoeft bij alle onderdelen van de kick-off aanwezig te zijn. Houd eventuele toegevoegde variaties beperkt tot het kernteam.
2. Definieer de bestemming
Geschatte tijd: 20 MIN.
Breng de projectsponsor, leider en facilitator samen om een projectvisie, missie en missietests op te stellen in een samenwerkingsdocument, zoals een Confluence-pagina, whiteboard of Trello-bord. De rest van het projectteam leest voor zich in 5 minuten de projectposter.
Vervolgens herziet het team deze elementen tijdens de kick-off-vergadering:
- Visie: je 'waarom', oftewel wat voor impact je team heeft zodra het project is afgerond. Waarom voer je dit project uit?
- Missie: je 'wat' en 'hoe'. Wat probeer je te doen? Hoe ga je je visie bereiken?
- Missietests: je 'wanneer'. Hoe ziet het eruit als dit project succesvol is? Deze tests geven aan of je missie op schema ligt en stellen een gedeelde definitie op van 'voltooid'.
3. Een mededeling van onze sponsor
Geschatte tijd: 5 minuten
De projectsponsor begint de sessie door de deelnemers te verwelkomen. Daarna vertelt diegene kort iets over het project en hoe dit verband houdt met de organisatie. Als je sponsor niet kan deelnemen aan de sessie, kun je diegene van tevoren vragen of hij of zij een korte video kan opnemen, zoals een Loom, zodat deze met de groep kan worden gedeeld.
4. Bereid de ruimte voor
Geschatte tijd: 5 minuten
Deel aan het begin van de startvergadering van het project een overzicht van de agenda, evenals enkele wederzijdse afspraken om het gesprek productief te houden:
- Samenwerking: laten we samenwerken om dit project succesvol te laten verlopen.
- Goed genoeg: laten we streven naar voortgang, niet naar perfectie. Verzamel genoeg informatie om voor gedeeld begrip te zorgen en dit vervolgens in de toekomst verder te verfijnen.
- Mogelijkheid: laten we niet oordelen over het verleden en open blijven staan voor mogelijkheden in de toekomst.
5. Breek het ijs
Geschatte tijd: 10 minuten
Begin met een korte ijsbreker om iedereen gefocust en in de juiste mentaliteit te krijgen.
Als de groepsleden elkaar nog niet allemaal kennen, kun je een voorstelronde doen, waarbij iedereen zijn of haar rol in het project uitlegt en één ijsbrekervraag beantwoordt. (Bekijk het ijsbrekerspel voor inspiratie.)
Als de groepsleden elkaar allemaal al kennen, kun je direct beginnen met de ijsbreker.
6. Definieer de visie, missie en missietests
Geschatte tijd: 60 min.
Dit is het belangrijkste aspect van de start van het project: het team samenbrengen rond een gemeenschappelijk doel dat hen kan inspireren en begeleiden.
Begin met het delen van de eerste visie, missie en missietests voor de start van het project. Verdeel de deelnemers vervolgens in drie groepen: één voor visie, één voor missie en één voor missietests.
Elke groep krijgt 20 minuten om de eerste stellingen in de conceptversie bij te schaven. Roep de groep daarna terug om de nieuwe versies van de stellingen te presenteren en te bespreken.
Breng dan, als iedereen het ermee eens is, wijzigingen aan en stem vervolgens om ze officieel goed te keuren voor het project. Wanneer er nieuwe informatie opduikt, kun (en moet) je deze later in het project verfijnen.
TIP: STEM MET JE DUIM
Probeer te stemmen door middel van handgebaren om snel een beeld te krijgen van de consensus en/of zorgen:
Duim omhoog = 'Ik ga ermee akkoord'
Duim zijwaarts = 'Ik ga mee met de groep'
Duim omlaag = 'Ik voel me er niet goed bij'
7. Sluit de startvergadering af en werk de projectposter bij
Geschatte tijd: 5 minuten
Nodig je projectleider uit om de vergadering af te sluiten door de groep te bedanken voor hun medewerking, eventuele feedback of afsluitende gedachten te delen, en de volgende stappen samen te vatten. Wijs op je lijst van actie-items een teamlid toe om de projectposter bij te werken met je geaccepteerde visie, missie en missietests.
Tip: 'WORK HARD, PLAY HARD'
Als er alleen maar wordt gewerkt, zorgt dat voor een saai projectteam. Organiseer kort na de startvergadering een leuk evenement, met bijvoorbeeld virtuele spelletjes of een gezellig uitje.
Opvolgen
Maak de plannen compleet
Je kunt ook andere spellen gebruiken om de projectplannen verder te verduidelijken als daar tijd voor is tijdens je startvergadering. Dit kan natuurlijk ook tijdens een aparte sessie.
- Documenteer doelstellingen en de belangrijkste resultaten
- Stel een DACI-besluitvormingsstructuur op om te bepalen wie het project gaat aansturen en wie verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd is.
- Stippel de de voorgestelde tijdlijn, taken en mijlpalen van je project uit, zodat je als team prioriteiten kunt stellen.
Definieer de volgende stappen
Maak een werkplan of backlog van de taken met behulp van een tool zoals Trello, een Jira-sjabloon voor projectbeheer of een Confluence-sjabloon voor projectplannen.
Werk de plannen bij
Naarmate het project vordert, moet je deze plannen en je projectpost opnieuw bekijken om de voortgang te documenteren en de nodige aanpassingen door te voeren.
Variaties
Elevatorpitch
Beperk voor een kortere sessie de sjabloon tot vragen over werktijden, ideale werkomgeving, communicatievoorkeuren en leerstijlen voordat je je op langdurige en diepgaandere zaken richt.
Retrospectief
Na de ijsbreker speel je een kort Retrospective-spel over wat je van eerdere projecten hebt geleerd en hoe je die lessen gaat toepassen op dit project.
Werkovereenkomsten
Gebruik het spel Werkovereenkomsten om een reeks wederzijdse afspraken te maken over hoe het team gaat samenwerken om de klus efficiënt en effectief te klaren.
Rollen en verantwoordelijkheden
Als het doel van het project voor iedereen helder is, vraag je je dan af: wat zijn de individuele rollen in het project? Voer het spel Rollen en verantwoordelijkheden uit om teamleden een duidelijk beeld te geven van wat hun bijdrage is om van het project een succes te maken. Het helpt ook om eventueel gebrek aan vaardigheden of functies te identificeren, zodat je die al in een vroeg stadium van het project kunt aanpakken.
Heb je nog vragen?
Praat met andere teamdraaiboekgebruikers van Atlassian, krijg antwoord op je vragen of geef feedback.
Andere spellen die je misschien leuk vindt
Projectplanning
Netwerk van teams
Breng de relaties tussen teams in kaart en optimaliseer ze aan het begin van een project.
Samenwerking
Rollen en verantwoordelijkheden
Verduidelijk individuele verantwoordelijkheden en vind hiaten die moeten worden opgevuld.
Productiviteit
Werkovereenkomsten
Creëer gedeelde normen die je team helpen goed samen te werken om gemeenschappelijke doelen te bereiken.
Nabesprekingen
5 why's-analyse
Ontdek de oorzaak van een probleem en verken mogelijke oplossingen.
Blijf up-to-date
Ontvang het laatste advies over spellen en werk als je je inschrijft voor onze nieuwsbrief.
Een team dat bestaat uit app-ontwikkelaars gebruikt Confluence om projectrollen en -strategieën te identificeren.
Een team voor pakketontwerp brainstormt over de missie van het project.
Een team dat films maakt, gebruikt Trello en Zoom om hun project te starten