Lançamento do projeto
Um pouco de planejamento pode trazer muito mais sucesso. Reúna sua equipe de projeto para o lançamento a fim de alinhar o propósito do projeto e como vocês vão trabalhar para chegar lá.
Tempo de preparo
30 min
Tempo de execução
90 min
Pessoas
3-14
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Determine os membros da equipe do projeto e suas funções.
- Defina a visão, a missão e os testes de missão do projeto.
- Alinhe sua equipe com o propósito do projeto e como vocês vão trabalhar para chegar lá.
VOCÊ VAI PRECISAR DE:
- Ferramenta de videoconferência com compartilhamento de tela ou espaço para reuniões.
- Ferramenta de colaboração digital (confira os templates).
- Opcional: quadro branco físico, marcadores, cronômetros e notas adesivas.
Recursos da tática
Como planejar o lançamento de um projeto
Reúna sua equipe no início de um projeto para chegar a um acordo sobre o que significa sucesso e comece a criar um plano para alcançá-lo.
O que é o lançamento de um projeto?
Uma reunião de lançamento do projeto é a primeira reunião com a equipe de projeto e o cliente do projeto (quando aplicável). Essa reunião estabelece o propósito, as funções, as responsabilidades e os marcadores de sucesso do projeto.
Por que fazer a tática de lançamento de projeto?
Começar um projeto sem uma reunião de lançamento é como começar uma viagem sem um mapa ou direções. é bem provável que você desperdice muito tempo, dinheiro e energia para chegar ao seu destino, se é que vai chegar. Fazer a tática de lançamento do projeto define o caminho para uma colaboração tranquila e bem-sucedida.
Quando fazer uma reunião de lançamento do projeto?
Em geral, o lançamento do projeto ocorre após a declaração de trabalho ou mural do projeto ter sido finalizado e todos estiverem prontos para começar.
Os benefícios das reuniões de lançamento do projeto
A reunião de lançamento é uma oportunidade de alinhar sua equipe em torno do “quem, o quê, onde, quando, por que e como” do projeto.
Pesquisas mostram que há benefícios comprovados em obter consenso em torno de vários dos tópicos discutidos durante o lançamento de um projeto:
- Esclarecer as funções
Compreender com clareza as funções e responsabilidades pode gerar melhores resultados, pois melhora a comunicação, a coordenação, a confiança e a satisfação dos membros da equipe. - Preparar o cenário ao criar segurança psicológica
As equipes com regras estabelecidas que incentivam a colaboração e o diálogo aberto têm um melhor desempenho. - Explicar a visão
Quando os funcionários entendem a visão (ou por que seu trabalho é importante e como isso afeta os outros), seu desempenho no trabalho, persistência e produtividade aumentam. - Definir com clareza os critérios de sucesso ou testes de missão
Solicitações pouco claras levam a retrabalhos dispendiosos. Descrever o que é o sucesso e corrigir problemas logo no início, em geral, reduz a confusão e os custos posteriores.
1. Identifique os colaboradores do projeto
Tempo estimado: 10 min
Antes de executar essa tática, identifique o patrocinador do projeto, o líder do projeto, o facilitador, a equipe principal e as partes interessadas. (Um membro da equipe pode ter várias funções.)
- Patrocinador do projeto (também conhecido como patrocinador executivo): o interessado sênior que tem mais a ganhar ou perder com a entrega do projeto.
- Líder do projeto: define a visão sobre o que a equipe está entregando e o por quê.
- Facilitador: responsável por manter o foco e a fluidez da reunião.
- Equipe principal: as pessoas que fazem o projeto funcionar.
- Partes interessadas: qualquer pessoa com insights, informações, feedback ou interesse investido no resultado do projeto.
dica: PERSONALIZE PARA SUA EQUIPE
A tática de lançamento do projeto é flexível e pode ser adaptada com facilidade. Use as outras táticas em “Variações” abaixo como inspiração para personalizar a agenda da sua equipe.
Nem todo mundo precisa comparecer a todas as partes do lançamento. Mantenha todas as variações adicionadas apenas à equipe principal.
2. Defina o destino
Tempo estimado: 20 MINUTOS
Reúna o patrocinador, o líder e o facilitador do projeto para redigir a visão, a missão e os testes de missão do projeto em um documento colaborativo, como em uma página do Confluence, um quadro branco ou um quadro do Trello. O restante da equipe do projeto vai participar de uma pré-leitura silenciosa de 5 minutos do mural do projeto.
Em seguida, a equipe vai revisar estes elementos durante a reunião de lançamento:
- Visão: seu “porquê” ou o impacto que sua equipe vai causar quando o projeto for concluído. Por que você está buscando esse projeto?
- Missão: seu “o quê” e “como”. O que você está tentando fazer? Como você vai alcançar sua visão?
- Testes de missão: seu “quando”. Como as coisas vão ser quando esse projeto for bem-sucedido? Esses testes indicam se sua missão está no caminho certo e criam uma definição compartilhada de “concluído”.
3. Uma palavra do nosso patrocinador
Tempo estimado: 5 min
Peça ao patrocinador do projeto para abrir a sessão dando as boas-vindas aos participantes e compartilhando uma palavra rápida sobre o projeto e como ele se encaixa na organização. Se o patrocinador não estiver disponível para participar da sessão, você pode pedir que ele grave um vídeo rápido, como um Loom, antes do horário para compartilhar com o grupo.
4. Prepare o cenário
Tempo estimado: 5 min
No início da primeira reunião de lançamento do projeto, dê uma visão geral da pauta e faça alguns combinados para manter a conversa produtiva:
- Colaboração: vamos trabalhar juntos para garantir o sucesso desse projeto.
- Bom o suficiente: vamos buscar o progresso, não a perfeição. Reúna informações suficientes para todos chegarem ao mesmo entendimento e continue refinando no futuro.
- Possibilidade: vamos deixar de criticar o que já foi e manter a mente aberta sobre o que pode vir a acontecer.
5. Quebre o gelo
Tempo estimado: 10 min
Comece com uma rápida atividade de quebra-gelo para que todos se concentrem e entrem no estado de espírito certo.
Se as pessoas do grupo ainda não se conhecem, peça para que se apresentem, expliquem suas funções no projeto e respondam a uma pergunta para quebrar o gelo. Confira a tática Atividades de quebra-gelo para se inspirar.
Se o grupo já se conhece, vá direto para a atividade de quebra-gelo.
6. Refine a visão, a missão e os testes de missão
Tempo estimado: 60 min
Esse é o aspecto mais importante do lançamento do projeto: unir a equipe em torno de um mesmo propósito comum que seja capaz de inspirar e guiar as pessoas.
Para começar, compartilhe a visão, a missão e os testes de missão iniciais criados antes do lançamento. Em seguida, divida os participantes em três grupos: um para a visão, um para a missão e outro para os testes de missão.
Dê a cada grupo 20 minutos para refinar as declarações iniciais. Em seguida, reúna todos os participantes de novo para que apresentem e discutam as declarações revisadas.
Faça as alterações acordadas e uma votação para que elas tenham a aceitação formal do grupo antes de entrarem no projeto. Você pode (e deve) refinar esses elementos mais tarde no projeto conforme novas informações surgirem.
DICA: VOTAÇÃO ROMANA
Tente fazer uma votação romana para ter uma ideia rápida do consenso e/ou das preocupações:
Polegar para cima = aceito
Polegar de lado = por mim, tudo bem
Polegar para baixo = tenho ressalvas
7. Encerre o lançamento e atualize o mural do projeto
Tempo estimado: 5 min
Convide o líder de projeto para encerrar a reunião e agradecer ao grupo pela colaboração, apresentando feedback ou conclusões e recapitulando as próximas etapas. Na sua lista de itens de ação, escolha um membro da equipe para atualizar o mural do projeto com as declarações acordadas de visão, missão e testes de missão.
DICA: TRABALHE DURO, MAS SEM SE ESQUECER DA DIVERSÃO
Só trabalho e nenhuma diversão faz da equipe uma chatice. Organize um evento divertido logo após o lançamento do projeto, como um jogo virtual ou um encontro de confraternização.
Acompanhamentos
Finalize os planos
Se houver tempo durante a reunião de lançamento ou em uma outra sessão, use outras táticas para continuar a esboçar os planos do projeto.
- Defina os objetivos e resultados-chave.
- Crie uma Estrutura de tomada de decisões DACI para determinar quem vai conduzir o projeto e quem será responsável, consultado e informado.
- Mapeie o cronograma, as tarefas e as conquistas previstas do projeto para que seja possível priorizar como uma equipe.
Defina as próximas etapas
Crie um plano reverso ou backlog de tarefas usando uma ferramenta como o Trello, um template de gestão de projeto do Jira ou um template de plano de projeto do Confluence.
Atualize os planos
Conforme o projeto avança, revise os planos e a página do projeto para documentar o progresso e fazer os ajustes necessários.
Variações
Discurso de elevador
Para uma reunião mais curta, tente limitar o template a perguntas sobre horário de trabalho, ambiente ideal, preferências de comunicação e estilos de aprendizado antes de discutir algo mais longo e profundo.
Retrospectiva
Após a atividade de quebra-gelo, faça uma sessão rápida da tática Retrospectiva para discutir o que vocês aprenderam com os projetos anteriores e como vão aplicar essas lições ao projeto atual.
Acordos de trabalho
Use a tática Acordos de trabalho para criar um conjunto de combinados sobre como os membros da equipe vão trabalhar juntos para realizar o trabalho com eficácia e eficiência.
Funções e Responsabilidades
Depois de chegar a um acordo quanto ao propósito do projeto, qual será a função de cada um? Execute a tática Funções e responsabilidades para deixar mais claro aos membros da equipe como cada um vai contribuir para o sucesso do projeto. Essa tática também ajuda a identificar que habilidades ou funções faltam para sanar essa lacuna logo no início do projeto.
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Colaboração
Funções e responsabilidades
Defina as responsabilidades individuais e encontre lacunas que precisam ser preenchidas.
Produtividade
Acordos de trabalho
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Discussões
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