Confluence-whiteboards voor projectbeheer
Om een succesvol project tot een goed einde te brengen, is hard werken nodig, vooral als het gaat om het managen van multifunctionele teams. Van brainstormen over ideeën tot het prioriteren van taken en het op de hoogte houden van belanghebbenden ... projectmanagers kunnen talloze balletjes hooghouden. De grootste uitdagingen zijn om grote plannen om te zetten in duidelijke, uitvoerbare stappen en om iedereen op één lijn te houden.
Met Confluence-whiteboards overwin je deze obstakels dankzij de flexibele digitale werkruimte waar teams kunnen brainstormen, organiseren en werk uitvoeren. Of je nu discussies leidt of taken organiseert, online whiteboards helpen je om ideeën naadloos ten uitvoer te brengen, zonder ook maar iets te missen.
Ontdek hoe Confluence-whiteboards de manier waarop jij en je team met elkaar communiceren, samenwerken en ideeën tot leven brengen, kan veranderen.
Multifunctionele teams samenbrengen met tools voor facilitering
Het managen van multifunctionele teams houdt in dat je ervoor moet zorgen dat iedereen een stem heeft, op één lijn blijft en bijdraagt aan de doelen van het team. Confluence-whiteboards bieden tools voor facilitering die realtime samenwerking eenvoudig en productief maken.
Volg mij-cursor
Houd de aandacht van je team erbij wanneer je ideeën presenteert met de Volg mij-cursor. Door je cursor zichtbaar te houden voor alle teamgenoten, kun je je team in real time naar de belangrijkste details leiden.
Deze tool is vooral handig wanneer je belangrijke onderdelen van een projectroadmap onder de aandacht wilt brengen of als je de verantwoordelijkheden van belanghebbenden wilt doornemen om ervoor te zorgen dat iedereen zijn rol begrijpt. Met de tool houd je de aandacht vast en zorg je ervoor dat discussies op schema blijven, waardoor samenwerkingssessies productief en doelgericht zijn.
Stemmen
Neem sneller en inclusiever beslissingen met ingebouwde tools voor stemmen. Stemmen helpt projectmanagers om prioriteiten te stellen door teamleden de kans te geven om mee te denken over de ideeën die de meeste impact hebben.
Gebruik bijvoorbeeld stemmen om te beslissen welke verbeteringen je als eerste wilt implementeren of om mogelijke concepten voor een campagne te rangschikken. Door te stemmen wordt deelname aangemoedigd om het team meer te steunen en ervoor te zorgen dat beslissingen een weerspiegeling zijn van verschillende standpunten.
Timers
Houd vergaderingen op schema met Timers die discussies structureren en gesprekken gefocust houden. Of je nu projectprioriteiten op elkaar afstemt of beslissingen neemt, timers stimuleren efficiëntie en momentum.
Als je bijvoorbeeld een timer instelt tijdens wanneer je ideeën bedenkt, krijg je snelle bijdragen en blijven de discussies energiek. Bij oefeningen waarbij prioriteiten worden gesteld, voorkomen timers dat er te veel tijd wordt besteed aan kleine details en zorgen ze ervoor dat het team vooruitgang blijft boeken. Visuele aanwijzingen, zoals countdowns, moedigen productieve meetings aan en leveren resultaten op.
Privémodus
Goede ideeën komen vaak voort uit individuele aandacht. In de privémodus kunnen teamleden onafhankelijk brainstormen, zonder invloed of afleiding van de groep. Deze tool moedigt unieke bijdragen aan en zorgt ervoor dat terughoudendere mensen de kans krijgen om gehoord te worden.
Zodra iedereen zijn ideeën heeft ingediend, kunnen de leiders van de vergadering ze openbaar maken, om ze te bespreken en erover te stemmen. In de privémodus kun je een samenwerkingsomgeving creëren dat alle perspectieven waardeert en innovatie bevordert.
Eenvoudige planning en prioritering
Effectieve planning en prioritering houden teams gefocust op het werk dat de meeste waarde oplevert. Confluence-whiteboards bieden een space voor samenwerking waar teams gemakkelijk ideeën kunnen organiseren en prioriteiten op elkaar kunnen afstemmen.
Met geïntegreerde sjablonen kun je eenvoudig aan de slag gaan. Nadat je een whiteboard hebt gemaakt, moet je een sjabloon kiezen. Selecteer de sjabloon voor de prioriteitsmatrix.
De sjabloon bevat stapsgewijze instructies om je team te begeleiden bij het delen van doelen en het identificeren van taken. Zodra je taken op plakbriefjes staan, kun je ze naar categorieën slepen op basis van complexiteit en waarde om nauwkeurig te bepalen wat werk met veel impact is en welk werk weinig moeite kost.
Als je je bijvoorbeeld voorbereidt op de lancering van een project, zou je de voorkeur kunnen geven aan het lanceren van je e-mailcampagne (veel impact, weinig moeite) in plaats van te reageren op opmerkingen op sociale media (weinig impact, veel moeite). Deze visuele aanpak zorgt ervoor dat teams op één lijn blijven en gefocust blijven op wat het belangrijkst is.
Andere sjablonen, zoals het RICE-kader en de 2x2-prioriteitsmatrix, bieden extra manieren om taken te rangschikken en ervoor te zorgen dat de inspanningen van het team aansluiten bij strategische doelen. En dankzij de naadloze Jira-integratie kun je met Confluence-whiteboards eenvoudig prioriteiten omzetten in uitvoerbare taken.
Workflows eenvoudig visualiseren en stroomlijnen
Een gestructureerde workflow houdt teams georganiseerd en projecten op schema. Zonder een duidelijk proces vervagen de rollen en verantwoordelijkheden en vertraagt de uitvoering. Confluence-whiteboards bieden een visuele manier om elke workflowstap te beschrijven, knelpunten te identificeren en consistentie te behouden.
Gebruik de sjabloon voor workflows om sneller gestructureerde processen op te bouwen. Versleep vooraf ontworpen vormen en pas ze aan om elke stap in kaart te brengen, en bewerk ze, voeg ze toe of verwijder ze indien nodig.
Een projectmanager die toezicht houdt op de lancering van een product kan bijvoorbeeld in hoofdlijnen een overzicht van het hele proces maken, van de eerste planning en de goedkeuring van belanghebbenden tot de ontwikkeling, het testen en de uiteindelijke implementatie.
Voor projecten die uit meerdere fasen bestaan, ordent de sjabloon voor de tijdlijnworkflow de taken per fase om de voortgang bij te houden. In plaats van een lineair stroomdiagram gebruikt deze sjabloon kolommen om werk per fase te categoriseren, zoals Niet toegewezen, In uitvoering en Voltooid. Dit is handig voor het visualiseren van complexe workflows die meerdere fasen omvatten, zoals productlanceringen of softwareontwikkelingscycli. Met deze opstelling krijgen teams een duidelijk beeld van de voortgang, wat geblokkeerd is en waar aanpassingen nodig zijn.
Deel workflows met je team om in real time samen te werken. Gebruik plakbriefjes om belangrijke taken te benadrukken, afhankelijkheden te voorzien van kleurcodes en blockers te markeren. Met de Jira-integratie kun je plakbriefjes en vormen omzetten in Jira-issues om het werk naadloos te laten verlopen.
Duidelijke rollen en verantwoordelijkheden met kaarten
Duidelijke rollen houden teams op elkaar afgestemd en productief. Confluence-whiteboards helpen projectmanagers om verantwoordelijkheden en belangrijke relaties visueel te definiëren, wat verwarring beperkt en de samenwerking tussen teams versoepelt.
De sjabloon voor netwerk van teams is een belangrijk hulpmiddel om belanghebbenden te identificeren en afhankelijkheden van teams te schetsen. Als onderdeel van het spel Netwerk van teams uit het Atlassian-teamdraaiboek biedt de sjabloon een gestructureerd proces voor het identificeren van projectdeelnemers en belangrijke samenwerkingsgebieden.
Een manager voor evenementplanning die een bedrijfsbrede conferentie organiseert, kan deze sjabloon bijvoorbeeld gebruiken om de relaties tussen leveranciers, sprekers, interne teams en uitvoerende sponsors in kaart te brengen. Door het kernteam en de mensen die 'cruciaal zijn voor succes' te identificeren, help je mensen te begrijpen wat hun rol is en hoe ze bijdragen aan het succes van het evenement.
Naarmate het evenement vordert, kunnen teams de kaart verfijnen door er notities aan toe te voegen, er gerelateerde belanghebbenden aan te koppelen en prioriteiten aan te passen. Slimme connectoren helpen om afhankelijkheden in beeld te brengen, zodat kritieke relaties niet over het hoofd worden gezien. Inline comments en @vermeldingen houden discussies in hun context, waardoor het eenvoudig is om rollen te verduidelijken en hiaten in de samenwerking aan te pakken zonder eindeloos te vergaderen.
Boeiende en nuttige retrospectieven in een handomdraai
Retrospectieven zijn essentieel voor continue verbetering, omdat ze teams helpen na te denken over wat werkte en wat niet, en hoe ze verder kunnen gaan. Confluence-whiteboards maken dit proces eenvoudig met de ingebouwde sjabloon voor eenvoudige retrospectieven.
De sjabloon ordent discussies met de kolommen Goed, Slecht/Kan beter, Ideeën en Acties. Gebruik een timer om de vergadering doelgericht te houden, terwijl teamleden plakbriefjes toevoegen aan elke kolom, waarbij ze de feedback in real time vastleggen. Groepeer daarna gelijksoortige notities en gebruik de stemtool om de actiegebieden te prioriteren.
Na een herontwerp van de website kan je team bijvoorbeeld sterke communicatie als een succes beschouwen en zien dat de afstemming van belanghebbenden een gebied is dat verbeterd moet worden. Het team kan stemmen over vervolgstappen, zoals het plannen van regelmatige check-ins met belanghebbenden tijdens toekomstige projecten.
Het gebruik van Confluence-whiteboards voor retrospectives maakt interactieve, visuele discussies mogelijk. Door het eenvoudig te maken om feedback te ordenen en te prioriteren, helpen ze teams om reflectie om te zetten in bruikbare inzichten.
Maak snel werk van tabellen
Ontdek hoe je tabellen kunt maken en opmaken in Confluence.
Teamposters voor beter teamwerk
Zo maak je teamposters aan op Confluence en bevorder je de samenwerking.