Vorlage für einen Schulungsplan

Was ist ein Mitarbeiterschulungsplan?

Ein Mitarbeiterschulungsplan ist ein Aktionsplan, der die spezifischen Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen umreißt, die deine Teammitglieder entwickeln sollen. Er verknüpft den Wissenserwerb mit klaren Zielen, Zeitleisten und Methoden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter durchgehend hochwertig geschult werden.

Eine sorgfältig gestaltete Vorlage für einen Mitarbeiterschulungsplan ist eine gute Orientierungshilfe für das Onboarding neuer Mitarbeiter und die kontinuierliche Weiterbildung. Manager können damit Informationen methodisch bereitstellen und zudem Erwartungen an Mitarbeiter sowie Möglichkeiten zur Weiterentwicklung darlegen.

Ein gut durchdachter Mitarbeiterschulungsplan verwandelt Schulungen von einem einmaligen Ereignis in einen kontinuierlichen Prozess, der individuelle Karriereziele und die übergeordneten Unternehmensziele unterstützt.

Was ist eine Vorlage für einen Schulungsplan?

Eine Vorlage für einen Schulungsplan ist ein vorgefertigtes Framework, das dir hilft, Schulungsprogramme zu strukturieren und zu organisieren, ohne jedes Mal wieder von vorne anfangen zu müssen. Sie bietet eine konsistente Gliederung mit allen erforderlichen Elementen, beispielsweise Lernzielen und Evaluierungsmethoden, damit du nichts Wichtiges vergisst.

Eine Vorlage für einen Schulungsplan standardisiert deinen Schulungsansatz, ermöglicht aber eine Anpassung an spezifische Anforderungen. Mit einer solchen Vorlage sparst du in der Planungsphase deutlich Zeit, weil du nicht ständig Dokumente neu formatieren musst. So kannst du dich besser auf das Erstellen hochwertiger Inhalte und Bereitstellungsmethoden konzentrieren.

Warum ist ein Schulungsplan wichtig?

Mit einem Schulungsplan treten strategische Weiterbildungsmöglichkeiten an die Stelle unstrukturierter Schulungsmaßnahmen. Bei richtigem Einsatz verbessert ein Schulungsplan unmittelbar die Leistung der Mitarbeiter, weil ihnen die passenden Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt vermittelt werden, was die Produktivität und die Qualität der Arbeit steigert.

Neben der Leistung verbessern Schulungspläne auch die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter erheblich. Unternehmen legen Wert darauf, dass Mitarbeiter sich weiterbilden, und die Mitarbeiter selbst wissen Chancen zur beruflichen Weiterentwicklung zu schätzen. Strukturierte Schulungsmöglichkeiten kommen also beiden Seiten zugute.

Darüber hinaus tragen umfassende Schulungspläne dazu bei, die individuelle Kompetenzentwicklung mit den übergeordneten Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen und sicherzustellen, dass Schulungsaktivitäten direkt den Erfolg des Unternehmens fördern.

Arten von Schulungsplanvorlagen

Verschiedene Schulungssituationen erfordern unterschiedliche Herangehensweisen, weshalb es verschiedene Arten von Schulungsplänen gibt. Dazu zählen:

• Onboarding-Vorlagen: Onboarding-Vorlagen führen neue Mitarbeiter in die Unternehmenskultur, die Richtlinien und die konkreten Rollenverantwortlichkeiten ein. Die Confluence-Vorlage für einen 90-Tage-Plan schafft eine solide Grundlage für einen strukturierten Onboarding-Ansatz für Mitarbeiter.
• Vorlagen für die Kompetenzentwicklung: Diese Vorlagen zielen auf bestimmte technische oder soziale Kompetenzen ab, die Mitarbeiter benötigen, um in ihren aktuellen Rollen voranzukommen oder sich auf neue Aufgaben vorzubereiten.
• Vorlagen für Compliance-Schulungen: Diese Vorlagen stellen sicher, dass alle Teammitglieder die für euer Unternehmen relevanten gesetzlichen Anforderungen, Sicherheitsprotokolle und Branchenvorschriften kennen.
• Vorlagen für die Entwicklung von Führungskompetenzen: Diese Vorlagen bereiten Mitarbeiter mit hohem Potenzial auf Führungspositionen vor. Dafür werden zielgerichtete Module in den Bereichen Personalmanagement, Leitung effektiver Teammeetings, strategisches Denken und Entscheidungskompetenz angeboten.

Jeder Vorlagentyp kann auf unterschiedliche Zielgruppen abgestimmt werden – von Berufseinsteigern bis hin zu Führungskräften. Die Vorlagen lassen sich auch an individuelle, team- oder unternehmensweite Schulungsinitiativen anpassen.

Vorteile eines Schulungsplans

Zeit sparen

Mit einem gut strukturierten Schulungsplan musst du nicht bei null anfangen. Er gibt einen klaren Rahmen für die Gliederung von Zielsetzungen, Inhalten und Zeitplänen vor. Du kannst deinen Plan schnell organisieren und anpassen und damit Stunden oder sogar Tage an Planungszeit einsparen.

Verbessert die Organisation

In einem Schulungsplan werden alle wesentlichen Komponenten (Zielsetzungen, Inhalte, Ressourcen, Zeitpläne und Evaluierungsmethoden) zusammenhängend strukturiert. So fällt es deinem Team leichter, den Plan zu verfolgen, umzusetzen und zu teilen, wodurch von Anfang bis Ende ein effizienterer Prozess gewährleistet wird.

Verlässliche Einheitlichkeit

Ein Schulungsplan standardisiert die Struktur und Durchführung von Schulungen und stellt sicher, dass alle Mitarbeiter die gleiche hochwertige Erfahrung erhalten – unabhängig davon, wer die Schulung leitet oder wo sie stattfindet. Diese Konsistenz ist für die abteilungs- oder standortübergreifende Aufrechterhaltung von Schulungsstandards sehr wichtig.

Mehr Fokus

Mit klar definierten Zielen und gewünschten Ergebnissen sorgt ein Schulungsplan dafür, dass sich alle auf das Wesentliche konzentrieren. Diese Klarheit trägt zur Vermeidung von "Scope Creep" bei und stellt sicher, dass die Schulungen auf die ursprünglichen Ziele ausgerichtet bleiben.

Mehr Verantwortungsbewusstsein

Ein Schulungsplan beinhaltet in der Regel Mechanismen zur Nachverfolgung des Fortschritts und zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten für Schulungsleiter und Schulungsteilnehmer. Aus diesen Elementen ergeben sich Prüfpunkte für die Bewertung des Fortschritts, die wiederum dazu beitragen, dass alle ihren Verpflichtungen nachkommen und ihre Ziele erreichen.

So erstellst du einen Schulungsplan

Ziele definieren

Identifiziere klare, messbare Ziele, die dein Schulungsprogramm erreichen soll. Praktische Zielsetzungen stehen in direktem Zusammenhang mit den Anforderungen des Unternehmens und beeinflussen die daraus folgenden Planungsentscheidungen. Der Prozess zur Zielsetzung sollte SMART sein: specific, measurable, achievable, relevant und time-bound, also spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden.

Für einen schnelleren Einstieg kannst du die Vorlage für SMART-Ziele nutzen.

Die Zielgruppe analysieren

Je nachdem, wer die Schulungsteilnehmer sind, solltest du dein Schulungsprogramm unterschiedlich gestalten. Berücksichtige das aktuelle Qualifikationsniveau, die bevorzugten Lernstile, die beruflichen Rollen und vorhandenen Wissenslücken, um Schulungen zusammenzustellen, die bei den Teilnehmern ankommen und zu ihren Anforderungen passen.

Schulungsinhalte gliedern

Entwickle eine umfassende Gliederung, in der alle zu behandelnden Themen logisch angeordnet sind. Füge für jedes Modul detaillierte Zusammenfassungen der Inhalte, Schlüsselpunkte, Beispiele und Fallstudien hinzu, die Konzepte veranschaulichen und abstrakte Ideen konkret und anwendbar machen.

Einen Zeitrahmen festlegen

Erstelle realistische Zeitpläne, die angemessen viel Zeit zum Lernen lassen, ohne mit den sonstigen Verpflichtungen der Teilnehmer zu kollidieren. Nimm in die Zeitleiste die Schulungstermine, die jeweilige Dauer und die zu erreichenden Meilensteine auf, um das Programm auf Kurs zu halten, ohne die Teilnehmer zu überfordern.

Die Vorlage für einen Zeitleisten-Workflow hilft dir, reibungslose Fortschritte im Team zu gewährleisten.

Schulungsmethoden auswählen

Wähle die Bereitstellungsmethoden, die am besten zu deinen Inhalten und deiner Zielgruppe passen. Möglich sind beispielsweise Workshops mit Schulungsleiter, digitale Schulungen zum Lernen im eigenen Tempo, Peer-Mentoring, Schulungen am Arbeitsplatz oder gemischte Ansätze, die mehrere Techniken kombinieren. Wenn ein ganzes Team geschult werden soll, bieten sich für den Einstieg "Eisbrecher" an, um eine Beziehung aufzubauen, bevor es um die eigentlichen Inhalte geht.

Evaluieren und anpassen

Implementiere Mechanismen, um die Effektivität von Schulungen mit Blick auf deine ursprünglichen Zielsetzungen zu bewerten. Feedback-Umfragen, Wissensüberprüfungen, Leistungsbeobachtungen und Metriken zu den geschäftlichen Auswirkungen vermitteln dir Einblicke, auf deren Grundlage du laufende und künftige Schulungsinitiativen optimieren kannst.

Best Practices für die Arbeit mit der Vorlage für einen Schulungsplan

Um die Effektivität deines Schulungsplans zu maximieren, solltest du diese praktischen Tipps berücksichtigen, mit denen aus einer Standardvorlage ein leistungsstarkes Tool für die Weiterbildung deiner Mitarbeiter werden kann.

• Vorlage sorgfältig anpassen: Vorlagen sind zwar ein guter Ausgangspunkt, aber für wahre Effektivität sollte dein Schulungsplan die einzigartige Kultur und die Anforderungen deines Unternehmens widerspiegeln. Passe die Vorlagen daher an, indem du unternehmensspezifische Beispiele hinzufügst, Inhalte auf interne Prozesse abstimmst und vertraute Terminologie verwendest, die dein Team kennt.
• Für die Teilnahme planen: Gestalte deine Schulung so, dass es interaktiv statt passiv ist. Integriere Aktivitäten, die aktives Engagement erfordern – wie Gruppendiskussionen, Übungen zur Problemlösung und praktische Anwendungen. So lassen sich Wissen und Fähigkeiten besser übertragen.
• Verschiedene Lernstile berücksichtigen: Menschen nehmen Informationen unterschiedlich auf, also integriere visuelle, auditive und kinästhetische Elemente in deine Schulung. Durch diese Vielfalt werden unterschiedliche Lernpräferenzen berücksichtigt und die Konzepte über mehrere Kanäle verstärkt.
• Flexibilität schaffen: Erstelle Schulungspläne, die sich an unerwartete Veränderungen oder neue Bedürfnisse anpassen können. Füge optionale Module, alternative Aktivitäten und Pufferzeitblöcke hinzu. So kannst du flexibel sein, ohne dass das Programm in sich zusammenbricht.
• Regelmäßiges Überprüfen und Aktualisieren: Organisationen verändern sich, und so auch der Bedarf nach Schulung. Plane vierteljährliche Überprüfungen deiner Vorlagen für Schulungspläne ein. So stellst du sicher, dass sie den aktuellen Prioritäten, Branchentrends und Best Practices für Lern- und Entwicklungsmethoden entsprechen.
• Bereichsübergreifende Beiträge fördern: Beziehe Vertreter verschiedener Abteilungen in die Entwicklung von Schulungsplänen ein, um ein breiteres Publikum anzusprechen. Durch diesen funktionsübergreifenden Teamansatz werden unterschiedliche Perspektiven berücksichtigt und die organisationsweite Akzeptanz erhöht.

Beispielvorlage für einen Schulungsplan

Eine effektive Vorlage für einen Schulungsplan umfasst in der Regel diese Kernabschnitte:

• Übersicht über die Schulung: Diese allgemeine Zusammenfassung beinhaltet den Zweck des Programms, die Zielgruppe und die erwarteten Ergebnisse. Sie bietet den Stakeholdern einen schnellen Einblick, was die Schulung abdeckt und warum sie wichtig ist.
• Lernziele: In diesem Abschnitt sind spezifische, messbare Fähigkeiten oder Kenntnisse aufgeführt, die die Teilnehmer erwerben werden. Diese Ziele leiten die Inhaltsentwicklung und bieten klare Kriterien für die Bewertung des Schulungserfolgs.
• Inhaltsmodule: Diese Gliederung beinhaltet detaillierte Beschreibungen, Zeiteinteilungen und benötigte Materialien für jede Schulungseinheit. Eine so strukturierte Aufschlüsselung gewährleistet eine umfassende Abdeckung aller notwendiger Themen.
• Bereitstellungsmethoden: Dieser Abschnitt deckt die Präsentation der Module ab – ob in Form von Workshops, E-Learning, Coachings oder anderen Ansätzen. Es wird auch vermerkt, wer die einzelnen Komponenten vorträgt.
• Benötigte Ressourcen: In diesem Abschnitt sind alle Materialien, Technologien, Veranstaltungsorte und das Personal aufgeführt, die für eine erfolgreiche Durchführung der Schulung erforderlich sind. Durch die Zentralisierung dieser Informationen wird verhindert, dass in letzter Minute nach wichtigen Dingen gesucht wird.
• Bewertungsstrategie: Hier wird detailliert beschrieben, wie das Lernen der Teilnehmer bewertet wird. Dazu gehören Wissenstests, Demonstration von Fähigkeiten, Projekte oder anderen Bewertungsmethoden. Dies stellt sicher, dass die Effektivität der Schulung objektiv gemessen werden kann.
• Zeitleiste für die Implementierung: Dieser Abschnitt zeigt auf einer Kalenderansicht, wann die einzelnen Schulungskomponenten bereitgestellt werden. Das hilft bei der Ressourcenplanung und der Kommunikation der Erwartungen an die Teilnehmer.