Wie du mit Confluence dein Team an einem Ziel ausrichtest

Klarheit ins Chaos bringen – mit einem zentralisierten Arbeitsbereich

Die Beseitigung von Informationssilos ist eine entscheidende Voraussetzung für die Abstimmung im Team. Wenn Projektdetails auf E-Mails oder mehrere Tools verteilt sind, ist es für Teams schwierig, effektiv zusammenzuarbeiten. Die Einrichtung eines eigenen Confluence-Bereichs löst dieses Problem, da das Wissen deines Teams in einem einzelnen, strukturierten Arbeitsbereich gebündelt wird.

Ein gut strukturierter Projektbereich hält dein Team nicht nur auf dem Laufenden, er schafft auch eine zentrale Informationsquelle, die sicherstellt, dass jeder – von der Unternehmensleitung bis zum Programmmanager – jederzeit auf die Informationen zugreifen kann, die er benötigt.

Wie richte ich meinen Projektbereich ein?

Das Erstellen eines eigenen Projektbereichs in Confluence ist ein einfacher und intuitiver Prozess. Klicke zunächst in deinem Dashboard auf Erstellen und wähle Bereich aus.

Benenne deinen Bereich passend zum Projekt, etwa "Projekt Nexus", und füge ein Symbol zur schnellen Identifizierung in deinem Arbeitsbereich hinzu. Wähle als Nächstes einen Zweck aus:

• Zusammenarbeit: ideal für Tools wie Whiteboards und Vorlagen zur Unterstützung von Brainstorming, Planung und Nachverfolgung
• Wissensdatenbank: optimal für Teams, die umfangreiche Dokumentation verwalten
• Benutzerdefiniert: perfekt, um ein Setup an die spezifischen Workflows deines Teams anzupassen

Wenn du deinen Bereich auf diese Weise strukturierst, sind Updates leicht auffindbar und du vergeudest keine Zeit mit der Suche nach isolierten Tools.

Vorlagen nutzen, um Struktur zu schaffen

Starte Projekte und sorge für Konsistenz mit Confluence-Vorlagen. Diese gebrauchsfertigen Muster sparen Zeit und bieten deinem Team gleichzeitig eine klare, standardisierte Roadmap.

Um loszulegen, durchsuche die Vorlagenbibliothek und wähle eine Vorlage aus, die deinen Bedürfnissen entspricht. Klicke auf der Vorlagenseite auf Vorlage verwenden, wähle deinen Bereich und wähle Seite erstellen aus. Sobald die Vorlage erstellt wurde, ist es an der Zeit, dein Team einzubeziehen, um die Details auszufüllen.

Mit der Projektzeitleistenvorlage kannst du zum Beispiel Ziele skizzieren und wichtige Projektaufgaben zuweisen, um alles auf Kurs zu halten. Füge Deadlines, Abhängigkeiten, Status-Tags und eingebettete Links zu unterstützenden Dokumenten hinzu, damit jeder eine klare Vorstellung von zukünftigen Aufgaben hat.

Confluence bietet eine Vielzahl von Vorlagen, die Projekt- und Programmmanagern helfen, ihre Teams zu organisieren und deren Arbeit effizient zu gestalten. Probiere diese wichtigen Projektmanagement-Vorlagen aus:

Vorlagen für einen Projektplan:

• Projektplan: Beschreibe Ziele, Ergebnisse und wichtige Meilensteine.
• Projektcharta: Definiere die Projektziele, den Umfang und die Zuständigkeiten des Teams.
• Ressourcenplanung: Weise Mitarbeiter, Budgets und Materialien effizient zu.
• PI-Planung: Richte Teams in einer strukturierten Sitzung auf die Unternehmensziele aus.

Workflow- und Ausführungsvorlagen:

• Sprintplanung: Lege Sprintziele fest und plane die Ausführung für agile Teams.
• Risikobewertung: Identifiziere und priorisiere Risiken mit Strategien zu ihrer Minimierung.
• Swimlanes: Kläre Rollen, Workflows und Aufgabenverteilung.
• Board für die Produktversion: Lege die Produktrichtung und die wichtigsten Prioritäten fest.

Die Anpassung der Vorlagen an die Bedürfnisse deines Teams kann die Übersichtlichkeit und Effizienz verbessern. Wenn du beispielsweise in einem Projektplan jeder Aufgabe farbcodierte Status-Tags hinzufügst (grün für planmäßig, rot für nicht planmäßig oder grau für nicht begonnen), werden Fortschritte auf einen Blick deutlich. In einem Ressourcenplan sorgt das Einbetten von Links zu Budgettabellen oder Teamverfügbarkeitstabellen dafür, dass wichtige Details an einem Ort zugänglich sind. Diese einfachen Optimierungen helfen den Teams, aufeinander abgestimmt zu bleiben und sich auf die Ausführung zu konzentrieren.

Schon gewusst? Du kannst benutzerdefinierte Confluence-Vorlagen erstellen, um Workflows zu standardisieren und die Dokumentation projektübergreifend konsistent zu halten.

Mit Inline-Feedback und Tags die Zusammenarbeit fördern

Teamabstimmung lebt von klarer und umsetzbarer Kommunikation. Confluence verbessert die Zusammenarbeit mithilfe von Tools, die Feedback direkt mit Projektdetails verknüpfen und so sicherstellen, dass alle informiert und konzentriert bleiben.

Nutze Inline-Kommentare, um präzises Feedback zu geben. Zum Beispiel kann ein Programmmanager bei der Überprüfung eines Projektstrategiedokuments einen Abschnitt eines Funktionsvorschlags hervorheben und Änderungen vorschlagen oder Anforderungen klarstellen. Die Bindung von Kommentaren an bestimmte Elemente stellt sicher, dass Feedback zielgerichtet ist und leicht umgesetzt werden kann.

Erwähnungen, auch @Erwähnungen genannt, sind eine effiziente Methode, um Teammitglieder oder Gruppen bei Aufgaben, Updates oder Genehmigungen zu markieren. Ein Stakeholder kann einen Projektmanager markieren, um die Ergebnisse zu bestätigen oder Anpassungen des Zeitplans anzufordern. Markierte Personen werden sofort benachrichtigt, was eine klare Kommunikation und eine schnelle Übernahme von Verantwortung gewährleistet.

Durch die Integration von Feedback mit Inline-Kommentaren und Erwähnungen macht Confluence Schluss mit verstreuten E-Mail-Threads und Slack-Nachrichten. Dieser optimierte Ansatz trägt dazu bei, dass sich Teams schneller abstimmen, reduziert Missverständnisse und sorgt dafür, dass Projekte effizient voranschreiten.

Workflows visualisieren und optimieren

Jedes Projekt braucht Raum für Ideenfindung und kreative Problemlösung. Confluence-Whiteboards bieten unendliche Möglichkeiten für Brainstorming, Planung und die Umsetzung von Ideen in realisierbare Pläne.

Whiteboards sorgen für eine reibungslose Zusammenarbeit, indem sie es Teams ermöglichen, Ideen in Echtzeit oder asynchron zu visualisieren. Verwende zum Beispiel während eines Designsprints Notizzettel, um Benutzerpersönlichkeiten zu definieren, ein Customer-Journey-Flussdiagramm zu erstellen und wichtige Erkenntnisse mit Anmerkungen hervorzuheben. Teammitglieder können Reaktionen anhand von Stempeln hinzufügen oder Text- oder Videokommentare hinterlassen, um die nächsten Schritte anzuleiten.

Durch das Einbetten von Confluence-Seiten oder anderen Links direkt in das Whiteboard wird sichergestellt, dass jede Idee mit den Zielen deines Projekts in Verbindung steht. Dieser integrierte Ansatz reduziert Kontextwechsel und hält die Teams auf dem Laufenden, sodass Ideen effizient vorangetrieben werden.

Projektressourcen in Datenbanken zentralisieren und einbetten

Verstreute Dokumente und isolierte Informationen können für eine falschen Ausrichtung des Teams sorgen und so den Fortschritt verzögern. Confluence-Datenbanken zentralisieren Projektressourcen in einem durchsuchbaren, anpassbaren Arbeitsbereich. Von Task-Trackern bis hin zu Risikoprotokollen – Datenbanken unterstützen Teams dabei, wichtige Informationen zu organisieren und den Überblick zu behalten.

Die Erstellung einer Datenbank ist ein einfacher und flexibler Prozess. Verwende die Schaltfläche Erstellen in der Navigationsleiste, das +-Symbol in der Seitenleiste des Bereichs oder den Befehl /datenbank direkt auf einer Seite.

Nachdem deine Datenbank erstellt wurde, kannst du sie so konfigurieren, dass sie deinen Projektanforderungen entspricht. Importiere bestehende Daten aus einer CSV-Datei oder fange mit einer leeren Struktur neu an. Füge Felder wie Daten, Besitzer oder Status-Tags hinzu, um deine Daten zu filtern, zu sortieren und zu durchsuchen. Passe Layouts mit Tabellen-, Karten- oder Board-Ansichten an, um Informationen in dem Format zu organisieren, das sich für dein Team am besten eignet.

Mit Synchronisierungs- und Einbettungsfunktionen in Echtzeit erleichtern Datenbanken den Zugriff auf Ressourcen. Zum Beispiel kann ein Produktteam eine Datenbank mit technischen Spezifikationen in seinen Projektbereich einbetten, damit Teammitglieder sofort auf Updates zugreifen können, ohne die Tools wechseln zu müssen. Das gewährleistet konsistente, aktuelle Informationen für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Schon gewusst? Du kannst Confluence-Datenbankeinträge mit Jira-Vorgängen verknüpfen, sodass sich Aufgaben, Risiken und Projekt-Updates ganz einfach an einem Ort verfolgen lassen. Manuelle Synchronisierungen werden dadurch überflüssig.

Deinen Projektbereich organisieren

Unorganisierte Ressourcen verzögern den Fortschritt und führen zu Verwirrung. Die gut strukturierten Bereiche von Confluence stellen sicher, dass jeder schnell und ohne Störung findet, was er braucht.

Verwende Ordner und Verschachtelung, um Dokumente logisch nach Projektphase, Abteilung oder Zuständigkeit zu gruppieren.

Zum Beispiel kann ein Programmmanager, der eine Produkteinführung plant, Ordner für den Projektplan, ein Risikoprotokoll oder Teamergebnisse erstellen, um zu gewährleisten, dass Ressourcen leicht auffindbar sind. Das Verschachteln von Ergebnissen unter übergeordneten Seiten verknüpft die Ergebnisse mit der gesamten Projektzeitleiste, sodass die Teammitglieder sehen, wie sie mit ihrer Arbeit größere Ziele unterstützen.

Konsistenz ist der Schlüssel zu Klarheit. Verwende klare Benennungskonventionen, wie das Hinzufügen von Daten oder Versionsnummern zu Dateititeln, und kennzeichne zugehörigen Inhalt mit Stichwörtern wie "Berichterstellung" oder "Marketing-Assets". Das macht es für Teams einfach, Informationen zu filtern und zu finden, was wiederum den Zeitaufwand für die Suche nach Ressourcen reduziert.

Um die Sicherheit deines Projektbereichs zu gewährleisten, bietet Confluence flexible Zugriffskontrollen. Lade Teamkollegen oder externe Mitarbeiter über Tools wie Google, Slack oder Microsoft ein. Der Gastzugang ermöglicht es externen Partnern, an bestimmten Seiten zu arbeiten, ohne vertrauliche Informationen einzusehen, sodass die Zusammenarbeit konzentriert und sicher bleibt.

Intelligente Links für die Verbindung mit externen Plattformen nutzen

Projekte sind oft auf Tools wie Google Docs und Figma-Dateien angewiesen, um wichtige Ressourcen gemeinsam zu nutzen. Die intelligenten Links von Confluence ermöglichen eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Atlassian-Produkten und Apps von Drittanbietern, wenn du diese Dateien direkt in deinen Arbeitsbereich einbettest.

Intelligente Links passen sich mit mehreren Anzeigeoptionen an deinen Workflow an. Verwende Inline-Text für ein kompaktes Layout und Karten für eine schnelle Referenz mit mehr Kontext oder lass dir eine detaillierte Interaktion vollständig in einer Vorschau anzeigen – alles, ohne die Seite zu verlassen.

Durch das Einbetten externer Tools mit intelligenten Links führt Confluence Ressourcen in einer zentralen Informationsquelle zusammen. Teams können direkt in Confluence auf all ihre Projektdateien zugreifen.

Schon gewusst? KI kann den Inhalt eines intelligenten Links zusammenfassen, sodass Teams wichtige Details schnell nachlesen können.

Aufgaben mühelos zuweisen und nachverfolgen

Klare Verantwortlichkeiten und Transparenz sind für die Abstimmung unerlässlich. Confluence ermöglicht ein nahtloses Aufgabenmanagement, indem Aufgaben direkt in Projektseiten eingebettet werden können. Tagge Teammitglieder, lege Fristen mit Fälligkeitsdaten fest und verknüpfe sie mit den relevanten Projektdetails. So weiß jeder, was erwartet wird und bis wann.

Richte Teams weiter aus, indem du Ergebnisse mit Status wie "Entwurf", "In Bearbeitung" oder "Blockiert" markierst. Benachrichtigungen in Echtzeit informieren Teams über Updates, sodass Programmmanager Zeitleisten anpassen oder Aufgaben nach Bedarf neu zuweisen können – alles, ohne Confluence zu verlassen zu müssen.

Beispielsweise können während einer Produkteinführung Aufgaben wie die Aktualisierung der Marketingtexte, die Fertigstellung der technischen Spezifikationen oder die Planung der Veröffentlichung direkt in Confluence zugewiesen und nachverfolgt werden. Wenn Teammitglieder Aufgaben erledigen, haken sie diese ab und erstellen eine Fortschrittsübersicht in Echtzeit.

Verwende das Makro für Aufgabenberichte bei größeren Projekten, um alle Aufgaben an einem Ort anzuzeigen. Diese Funktion hilft dabei, Engpässe zu erkennen, Updates zu überwachen und sicherzustellen, dass die Termine eingehalten werden.

Projekte nahtlos verfolgen mit Jira

Confluence und Jira brechen Silos auf, indem Projektaktualisierungen, Aufgaben und Dokumentation an einem Ort verbunden werden. Füge Jira-Roadmaps, -Boards und -Tickets zu Confluence-Seiten hinzu und betrachte, bearbeite und erstelle Confluence-Seiten in Jira. Durch die automatische Synchronisierung zwischen Plattformen behalten Teams ihre Prioritäten im Blick und kommen voran, ohne die Tools wechseln zu müssen.

Die Erwähnung eines Jira-Vorgangs in Confluence generiert automatisch einen Link mithilfe des Jira-Vorgangsmakros. So werden Updates mit relevanten Projektinformationen verbunden. Nutze das Link-Dialogfeld von Jira, um Tasks mit unterstützender Dokumentation wie Besprechungsnotizen oder Projektplänen zu verknüpfen und deinem Team den nötigen Kontext zu geben.

Stell dir vor, du entwickelst ein neues Update für eine Smart-Home-Software-Update. Wenn Confluence und Jira miteinander verbunden sind, kannst du eine Jira-Roadmap in den Projektbereich einbetten, um die Entwicklungen von Funktionen zu verfolgen oder Bug-Reports mit technischen Fixes zu verknüpfen. Diese Integration hilft dabei, Teams aufeinander abzustimmen, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und einen reibungsloseren Weg vom Konzept bis zur Markteinführung zu gewährleisten.

Schon gewusst? 76 % aller Jira-Kunden konnten die Projektauslieferung beschleunigen, nachdem sie Confluence hinzugefügt hatten.

Bessere Klarheit mit Loom-Videos

Manche Dinge lassen sich mündlich einfach leichter erklären. Durch die Verbindung von Loom und Confluence können Teams Videos nutzen, um die Zusammenarbeit und die Abstimmung zu verbessern.

Das Einbetten von Loom-Videos in Confluence verbessert die Übersichtlichkeit, indem es den Workflows Kontext hinzufügt. Zum Beispiel kann ein Programmmanager, der eine Zeitleiste überarbeitet, mit einen Video-Walkthrough Anpassungen erklären und sicherstellen, dass jeder die nächsten Schritte versteht. Eingebettete Videos halten asynchrone Teammitglieder auf dem Laufenden und ermöglichen es ihnen, bei Bedarf Details erneut nachzuschauen.

Erstelle Loom-Videos ganz einfach auf Confluence-Seiten oder Whiteboards. Wähle in der Symbolleiste des Editors Aufnehmen oder gib /loom ein, um Videos genau dort aufzunehmen und einzubetten, wo sie benötigt werden.

Loom-Videos verwandeln langwierige Erklärungen in klare, visuelle Updates, die Zeit sparen und den Bedarf an Meetings minimieren. Diese Integration reduziert Missverständnisse und verleiht der Zusammenarbeit eine persönliche Note, sodass Teams aufeinander abgestimmt sind und vorankommen.

Schon gewusst? Mit der Chrome-Erweiterung, der Desktop-App oder der mobilen App von Loom kannst du Updates ganz einfach von überall aus teilen.

Workflows mit KI vereinfachen

Teams aufeinander abzustimmen, erfordert optimierte Workflows und leicht zugängliche Einblicke. KI verändert die Arbeitsweise von Teams, indem sie Prozesse automatisiert, Inhalte zusammenfasst und die Zusammenarbeit verbessert. So können sich Teams auf wichtige Ziele konzentrieren.

Einsatzmöglichkeiten für KI:

• Inhalte zusammenfassen und organisieren: Verwandle Besprechungsnotizen in Aktionspläne oder Brainstorming-Sitzungen in strukturierte Aufgaben.
• Sich wiederholende Aufgaben automatisieren: Beschreibe, was du brauchst, und erstelle Automatisierungsregeln in Sekunden. Richte Erinnerungen an Aufgabenfristen ein oder archiviere inaktive Seiten automatisch.
• Informationen schneller finden: Durchsuche Confluence nach Antworten, die auf deine aktuelle Arbeit zugeschnitten sind. Das reduziert den Zeitaufwand für die Suche.

Stell dir Folgendes vor: Nach einer Brainstorming-Sitzung wandelt ein Projektmanager mithilfe von KI ein Whiteboard in einen detaillierten Aktionsplan um. Während das Team arbeitet, hält KI die Stakeholder mit automatischen Updates auf dem Laufenden, fasst Fortschrittsseiten zusammen und hebt potenzielle Engpässe hervor.

Durch die Reduzierung manueller Arbeit und die reibungslose Zusammenarbeit ermöglicht KI deinem Team, sich darauf zu konzentrieren, Ergebnisse zu liefern.

Das Team in Confluence zusammenbringen