Como conduzir sessões de brainstorming
Que de fato crie boas ideias
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As sessões de brainstorming são essenciais para gerar ideias criativas e resolver problemas complexos. Se você está procurando inovar com a criação de novos produtos, melhorar os processos existentes ou desenvolver planos estratégicos, uma sessão de brainstorming bem estruturada pode ajudar a gerar diversas ideias e a impulsionar o potencial da sua equipe.
Este guia fornece uma visão geral das principais etapas para organizar e executar uma sessão produtiva de brainstorming, desde definir metas com clareza e reunir a equipe certa até usar ferramentas eficazes e manter o ritmo.
O que é uma sessão de brainstorming?
Uma sessão de brainstorming é uma reunião colaborativa em que os membros da equipe compartilham ideias e soluções criativas por meio de discussões abertas e fluidas. O objetivo principal é incentivar perspectivas diversas e pensamentos inovadores sem julgamento ou crítica imediata, permitindo que uma ampla gama de ideias seja explorada.
Ao promover um ambiente inclusivo e solidário, as sessões de brainstorming podem revelar ideias únicas e avançar de forma significativa em vários projetos e desafios. Um template de brainstorming simplifica o processo e garante que as discussões continuem produtivas.
Como você estrutura uma sessão de brainstorming?
O conceito de uma reunião clássica de brainstorming, iniciado por Alex Osborn em 1939, foi projetado para aprimorar a criação de ideias para publicidade por meio de uma sessão estruturada em que os participantes compartilham e avaliam ideias sem críticas. Para garantir uma sessão de brainstorming produtiva e eficaz, siga estas etapas estruturadas para orientar sua equipe desde o início das metas até os resultados úteis.
1º etapa. Identifique a meta
Embora o brainstorming possa ser empolgante, é melhor ficar dentro dos limites de suas metas de negócios. Apenas convoque sessões de brainstorming se a.) houver algo específico que esteja tentando alcançar e b.) estiver preparado para tomar medidas quanto às ideias apresentadas.
Resuma a meta em uma frase ou duas, como “determinar maneiras de reduzir o tempo de resposta aos tickets dos clientes” ou “planejar três campanhas de marketing essenciais para o próximo trimestre”. O objetivo principal deve ser criar ideias que se alinhem às suas metas.
Compartilhe a meta com qualquer pessoa que participe da reunião. Crie uma agenda para a sessão de brainstorming que inclua o resumo e o cronograma informal para a conversa. Avise a todos com antecedência (não na mesma manhã) sobre o que é a reunião para que tenham a chance de estarem preparados.
2º etapa. Reúna a equipe certa
Guarde a criatividade dos colegas para a sessão de brainstorming, evitando que fiquem se perguntando por que eles estão na reunião. Mais de 800 equipes participaram da pesquisa na qual foi descoberto que ter muitas pessoas na sala pode gerar "folga social" ou fazer com que algumas estrelas da equipe façam todo o trabalho com pouca ou nenhuma contribuição dos demais participantes.
Quanto mais pessoas em sua reunião não souberem por que estão lá, menor será a qualidade do brainstorming. Permita que seus colegas tenham um tempo livre se você não conseguir pontuar algo específico que espera que eles contribuam. Isto é ainda mais importante nos casos em que eles não vão ser responsáveis por parte dos resultados.
Além de listar a meta da reunião, certifique-se de que todos os convidados entendam por que você quer que eles compartilhem ideias diversas.
Etapa 3. Prepare o cenário
É fácil ir no piloto automático para a mesma sala de conferências sempre que houver alguma reunião. Estimular a criatividade da sua equipe é essencial para uma geração de ideias e um brainstorming eficazes. No entanto, o cérebro adora novidades e estar em outro local pode exercitar a plasticidade cerebral ou a capacidade que a gente tem de pensar com criatividade.
Ao mudar de local, você pode melhorar a qualidade das ideias geradas durante a sessão de brainstorming. Tente levar o grupo para a mesa de piquenique atrás do escritório, para a cafeteria nas proximidades ou até mesmo a alguma sala diferente no espaço de trabalho. Se não for possível ir para algum espaço de reunião alternativo, adicione um novo elemento para a rotina antiga.
Coloque as pessoas sentadas em lugares que não estão acostumadas ou vire a sensação do escritório entregando um presentinho surpresa. As opiniões quanto à duração ideal de uma sessão de brainstorming variam e dependem das equipes.
Será que 30 minutos seria perfeito para uma equipe que trabalha com foco nos prazos ou a equipe preferiria ter 1 hora para deixar as ideias fluírem? A equipe está mais disposta pela manhã ou mais energizada depois do almoço? Teste diferentes configurações para descobrir o que funciona melhor para o grupo em questão.
Etapa 4. Escolha um facilitador qualificado
Se a equipe se reúne para a sessão de brainstorming e ninguém a lidera, ela acontece? As sessões de brainstorming são conversas colaborativas, mas ainda assim é preciso ter alguém no comando.
O facilitador de brainstorming deve ter o seguinte:
- Ótimas habilidades de escuta para absorver ideias com perfeição
- Habilidades de gestão de tempo para manter a reunião no caminho certo
- Habilidades organizacionais para criar agendas e registrar ideias
- Habilidades de liderança para incentivar todos os membros a participar
Antes do começo da reunião, decida se você deve liderar ou se outra pessoa deveria assumir a tarefa. Lembre-se de que o papel do facilitador é ser uma parte neutra que mantém a sessão em andamento e os participantes focados, garantindo uma sessão de brainstorming bem-sucedida.
Etapa 5. Encontre as ferramentas certas
Escolher as ferramentas certas para sua sessão de brainstorming pode impactar significativamente seu sucesso. Procure ferramentas que ofereçam suporte à colaboração em tempo real, permitam a fácil organização de ideias e se integrem bem aos fluxos de trabalho existentes.
Com o Confluence, fica fácil ter uma sessão produtiva com um template de brainstorming integrado. Ele oferece uma tela infinita para as equipes criarem e colaborarem livremente, fornecendo a flexibilidade necessária para passar da ideia à execução. O Confluence também ajuda a preencher a lacuna entre o brainstorming e a implementação, permitindo que as equipes organizem visualmente o trabalho e transformem ideias em planos viáveis.
Seja ao fazer diagramas, visualizar experiências, planejar ou executar retrospectivas, o Confluence oferece uma variedade de templates de melhores práticas e uma grande variedade de elementos visuais (como links inteligentes, carimbos e adesivos) para ajudar a dar vida aos pensamentos da sua equipe. Além disso, sua integração perfeita com outras ferramentas da Atlassian garante que suas ideias do brainstorming não se percam, mas se transformem em tarefas estruturadas e acionáveis.
Etapa 6. Garanta que todos participem
Você chamou toda a equipe para a reunião por algum motivo e seu objetivo é receber a contribuição de todos. No entanto, algumas pessoas costumam ser mais reservadas ou introvertidas. Estabeleça as regras de base da reunião no início para garantir que ninguém tenha uma surpresa. Por exemplo, proíba críticas às ideias de outras pessoas.
Os membros da equipe que sentem segurança psicológica têm maior probabilidade de sugerir ideias inovadoras. Peça aos participantes que desenvolvam as ideias que acabaram de ser sugeridas: estudos comprovam que assim o entrosamento da equipe aumenta. Incentive todos a expressarem suas próprias ideias para garantir uma gama diversificada de soluções criativas.
Para garantir que nem tudo seja apenas trabalho sem nenhum divertimento, incentive o fluxo criativo com alguma atividade de quebra-gelo mais leve para que os participantes entrem no estado de espírito ideal.
Etapa 7. Não pare quando a reunião terminar
O brainstorming só funciona se você usar as novas ideias que criou. Mantenha o embalo se comprometendo com algumas ações de acompanhamento como equipe. Atribua proprietários a esses itens de ação no Confluence e anexe datas de entrega para avançar o trabalho. Para ir mais longe, envie pesquisas ou peça feedback sobre a sessão de brainstorming para melhorar conversas futuras.
Como maximizar suas sessões de brainstorming e ter sucesso
Com uma preparação completa e uma execução eficaz, suas equipes podem gerar ideias incríveis durante as sessões de brainstorming. Adotar ideias não convencionais e incentivar os participantes a pensarem fora da caixa pode levar a soluções inovadoras e promover uma mentalidade livre de restrições.
A prática e o refinamento regulares vão aumentar a capacidade da sua equipe de produzir soluções inovadoras. Mantenha as sessões dinâmicas e sempre evoluindo para enfrentar novos desafios, garantindo que cada reunião seja uma experiência de aprendizado que aproxime você da sua próxima grande ideia. Ao seguir este guia, você facilita sessões de brainstorming eficazes, produtivas e inspiradoras.
Lembre-se de que o céu é o limite: sua equipe pode alcançar voos altos com a abordagem correta de brainstorming. Melhore suas sessões de brainstorming hoje mesmo com o Confluence.
