Освоение метода критического пути в управлении проектами

Что такое метод критического пути?

Метод (или анализ) критического пути (CPM) — это подход к управлению проектами, в рамках которого определяется последовательность действий, задающая минимальное время, необходимое для выполнения проекта. Его придумали в 1950-х годах Джеймс Э. Келли и Морган Р. Уокер на фоне потребности улучшить планирование и распределение ресурсов для сложных проектов в сфере проектирования и строительства.

В управлении проектами метод CPM помогает вывести самую длинную цепочку взаимосвязанных заданий, которая и называется критическим путем. Задержки любого действия на этом пути напрямую повлияют на весь жизненный цикл проекта и его хронологию. Поэтому задания, образующие критическую последовательность, нужно ранжировать по приоритетности и тщательно отслеживать. Зная критический путь, менеджеры проектов могут рационально распределять ресурсы, снижать возможные риски и соблюдать проектные сроки.

Сферы применения CPM

Благодаря своей универсальности CPM подходит для планирования проектов самых разных типов во множестве отраслей. Вот несколько основных областей и примеров применения этого подхода.

• Строительство. CPM — это «арматура» в управлении строительными проектами. Метод упрощает планирование таких сложных работ, как закладка фундамента, сборка каркасов и монтаж электрооборудования. Помогая определять критически важные действия — это может быть, например, заливка бетона или монтаж металлоконструкций, — CPM дает возможность своевременно выполнять проекты и эффективно распределять ресурсы.
• Разработка программного обеспечения. Для проектов в сфере разработки ПО часто характерны комплексные зависимости между этапами написания, тестирования и развертывания кода. И CPM отлично выручает, когда нужно проложить критический путь, объединяющий эти стадии. Благодаря этому можно ранжировать задания по приоритетности и оптимизировать распределение ресурсов для разработчиков и тестировщиков, чтобы те вовремя поставляли качественные программные продукты.
• Промышленное производство. Этапы производственных процессов, начиная с закупки сырья и заканчивая сборкой изделия и контролем качества, часто зависят друг от друга. Объединить их в критический путь успешно помогает CPM. Данный метод дает производителям возможность оптимизировать управление запасами, планирование производства и распределение ресурсов. В результате эффективность производства повышается, а продукция поставляется своевременно.

Основные понятия CPM

При использовании CPM выстраивают последовательность заданий, определяющую продолжительность всего проекта, поэтому его планирование проходит структурированно. Рассмотрим подробнее основные понятия, связанные с этим чрезвычайно эффективным инструментом.

• Действия и зависимости. Проекты складываются из отдельных заданий, которые часто называют действиями. CPM помогает выявить их взаимосвязи и взаимозависимости. Так, например, разработку нового программного приложения можно начать только после того, как будут проанализированы требования пользователей. Без знания этих зависимостей невозможно правильно понять ход проекта.
• Продолжительность действий. Ожидаемая продолжительность каждого действия — это время, необходимое для его выполнения. Ее можно рассчитать на основе исторических данных, экспертных мнений или с помощью различных методов, например трехточечного подхода. Без точной оценки очень сложно составить реалистичную хронологию проекта.
• Критический путь. Самая длинная цепочка взаимозависимых действий, от которой напрямую зависит продолжительность всего проекта. Если задерживается выполнение какого-либо из этих действий, автоматически сдвигается и дата завершения проекта. Критический путь позволяет определить приоритетность заданий и выделить необходимые для них ресурсы.
• Запас времени. Не все действия одинаково критичны. Запас времени — это допустимая задержка действия, которая не повлияет на хронологию проекта. Таким образом, при планировании заданий и распределении ресурсов остается некоторое пространство для маневра. Для критических действий устанавливается минимальный или вовсе нулевой запас времени, тогда как действия с большим временным резервом служат своеобразным буфером на случай задержек.
• Сетевая диаграмма. Это графическое представление плана проекта в CPM. Действия показаны в виде узлов или фигур, а соединяющие их стрелки обозначают зависимости. На такой диаграмме четко отображается ход проекта, зависимости и критический путь.

Критический путь проекта определяют, анализируя продолжительность действий, зависимости и запасы времени. На основе этой информации устанавливают приоритетность заданий, распределяют ресурсы и снижают риски, представляющие угрозу для важнейших действий. При этом метод CPM опирается на два основных вычисления.

• Прямой проход. Рассчитывается самое раннее время начала и завершения каждого действия. Из этих сроков складывается общая продолжительность проекта.
• Обратный проход. Рассчитывается самое позднее время начала и завершения каждого действия. По этим значениям менеджер проекта выявляет действия с наиболее жесткими временными рамками.

CPM помогает оптимизировать распределение ресурсов, чтобы приблизить планы проектов к реальности и повысить шансы на успех.

Метод критического пути в сравнении с диаграммой PERT и диаграммой Ганта

И метод CPM, и диаграмма методики оценки и анализа программ (PERT), и диаграмма Ганта важны для управления проектами, однако они служат разным целям. Вот краткое описание основных различий.

Направленность

• CPM служит для определения критического пути.
• С помощью диаграммы PERT оценивают продолжительность проекта, принимая во внимание, что длительность составляющих его заданий носит вероятностный характер. В расчет берут оптимистичный, пессимистичный и наиболее вероятный сценарии.
• Диаграмма Ганта — это графическое представление расписания проекта, в котором указывают задания, их продолжительность и зависимости.

Преимущества

• CPM позволяет четко выявить критический путь для эффективного распределения ресурсов и снижения рисков.
• PERT дает реалистичное представление о продолжительности проекта, так как учитывается тот факт, что сроки выполнения заданий могут колебаться.
• На диаграммах Ганта понятно и наглядно показано расписание проекта, что способствует эффективной коммуникации и совместной работе.

Недостатки

• В основе CPM лежит допущение о том, что продолжительность заданий можно однозначно определить, из-за чего порой страдает реалистичность прогнозов.
• Метод PERT может быть сложным в реализации, а для точных оценок требуется большой объем данных.
• Диаграммы Ганта не показывают критический путь явным образом, поэтому могут не подойти для сложных проектов с комплексными зависимостями.

Выбор подходящего инструмента

• Если у вас проект с предсказуемой продолжительностью и четко определенными действиями, а вам обязательно нужно оптимизировать распределение ресурсов и соблюсти сроки, используйте CPM.
• Если продолжительность проектных заданий трудно предсказать и важно просчитать оптимистичный, пессимистичный и наиболее вероятный сценарии, выбирайте PERT.
• В качестве простого способа визуализировать проект, наладить коммуникацию в команде и отследить выполнение заданий используйте диаграммы Ганта. Особенно полезно будет сочетать их с другими методами управления проектами, например CPM или PERT.

Разобравшись в преимуществах и недостатках CPM, PERT и диаграмм Ганта, вы сможете выбрать оптимальный инструмент в соответствии с конкретными потребностями проекта.

Как применять CPM

1. Определите все задания в рамках проекта

Перечислите все отдельные задания, из которых складывается область проекта. Этот исчерпывающий список ляжет в основу анализа CPM.

2. Установите продолжительность и хронологию выполнения заданий

Оцените время, необходимое для выполнения каждого задания. Для точности используйте исторические данные, экспертные мнения или различные методы, например трехточечный подход. Расчет продолжительности предполагает, что действие будет выполняться при обычных обстоятельствах.

3. Постройте сетевую диаграмму

На этом этапе самое время взять в помощники доски и блок-схемы Confluence. Сетевая диаграмма позволяет наглядно показать проектные задания и их зависимости. Задания отображаются в виде узлов (или фигур), а соединяющие их стрелки обозначают зависимости. Доски Confluence облегчают создание и редактирование таких визуализаций и способствуют четкой коммуникации и совместной работе в команде.

При построении сетевой диаграммы для каждого задания укажите ответственную команду. Наглядное представление обязанностей помогает установить подотчетность и повысить прозрачность работы над проектом. На досках Confluence можно добавлять текстовые метки или маркировать узлы цветом для обозначения различных команд, чтобы получить четкое представление об их рабочих нагрузках и зависимостях.

4. Используйте формулу критического пути

Определив задания, их продолжительность и зависимости, рассчитайте критический путь. В CPM есть специальные формулы, с помощью которых можно вычислить самое раннее и самое позднее время начала и завершения каждого действия. На основе этих расчетов выстройте критическую последовательность заданий с нулевым запасом времени. Это значит, что любая задержка на каком-либо из этих этапов напрямую повлияет на хронологию всего проекта.

5. Рассчитайте запас времени

Запас времени — это максимально допустимая задержка в выполнении задания, которая не повлияет на общую хронологию проекта. Действия на критическом пути являются особо важными, поэтому у них нулевой запас времени. Расчет временного резерва для каждого действия поможет определить приоритетность заданий и выявить участки, на которых небольшие задержки не приведут к срыву конечных сроков проекта.

Вооружившись этим алгоритмом и визуальными возможностями досок Confluence, вы сможете эффективно применять CPM для своих проектов. Такой структурированный подход способствует оптимальному распределению ресурсов и снижению рисков, а значит, повышает шансы на успех проекта.

Практические советы по управлению CPM

Внедрение CPM — не разовая акция. Если вы хотите извлечь из этого метода максимум пользы, необходим постоянный контроль. Чтобы использование CPM не вызывало сложностей, воспользуйтесь этими рекомендациями.

• Регулярно обновляйте информацию. Планы проектов не статичны, а продолжительность заданий может меняться. Регулярно отражайте эти изменения в расчетах CPM и сетевых диаграммах, чтобы критический путь точно соответствовал текущему состоянию проекта.
• Отслеживайте прогресс. Тщательно контролируйте прогресс действий, находящихся на критическом пути. Чем раньше обнаружатся возможные задержки важнейших заданий, тем больше шансов, что вы успеете применить упреждающие стратегии снижения рисков и они не увеличат хронологию проекта.
• Наладьте эффективную коммуникацию. Покажите критический путь и зависимости всем заинтересованным сторонам. Это не только поможет объединить усилия команды, но и убедит каждого участника в важности своевременного выполнения необходимых действий. Чтобы четко определить протоколы взаимодействия, воспользуйтесь рабочими процессами Jira. С их помощью также можно автоматизировать уведомления о зависимостях заданий, чтобы предупреждать всех затронутых сотрудников о возможных задержках.
• Практикуйте упреждающее управление рисками. Определите и оцените потенциальные риски для заданий в рамках критического пути. Разработайте планы действий в чрезвычайных ситуациях для снижения этих рисков и минимизации их влияния на расписание проекта. Jira позволяет командам связывать риски с конкретными заданиями и заранее устранять потенциальные проблемы.
• Используйте инструменты для совместной работы. Инструменты управления проектами, к которым относится и Jira, помогают оптимизировать управление CPM. Такие возможности, как отслеживание заданий, управление зависимостями и наглядные представления, облегчают совместную работу и обеспечивают каждому доступ к последней информации о проекте. С помощью рабочих процессов Jira можно автоматизировать задания в рамках CPM, например настроить отправку соответствующим заинтересованным сторонам уведомлений о выполнении или задержке задания.
• Сосредоточьтесь на непрерывном совершенствовании. Совершенствуйте подход к применению CPM с помощью проектных данных и прошлого опыта. Анализируйте эффективность методов оценки и выявляйте области, нуждающиеся в улучшении. Делайте выводы и адаптируйте процессы CPM на постоянной основе, чтобы этот метод приносил желаемые результаты по проектам.

Эти рекомендации помогут получить устойчивый эффект от внедрения CPM и принимать обоснованные решения для успешного выполнения проектов. CPM — ценный инструмент, но, чтобы извлечь из него максимум пользы, необходим постоянный контроль. Чтобы упростить этот контроль и вести проекты намеченным курсом, используйте инструменты для сотрудничества, такие как рабочие процессы Jira.

Проблемы и ограничения CPM

Хотя CPM является эффективным подходом к планированию проектов, у него есть свои проблемы и ограничения. Вот на что следует обратить особое внимание.

• Сложность. Применение CPM может быть сложным, особенно для проектов со множеством заданий и комплексными зависимостями. Расчеты для определения критического пути и запаса времени могут быть трудоемкими, особенно для крупномасштабных проектов.
• Ограниченная применимость. Метод CPM наиболее эффективен для проектов с четко определенными заданиями, предсказуемой продолжительностью и явными зависимостями. Он может не подойти для проектов с высокой степенью неопределенности или частыми изменениями. Например, для проектов по разработке ПО, управление которыми осуществляется по методологии Agile, лучше применять более гибкие подходы.
• Акцент на критическом пути. В CPM приоритет отдается управлению критическим путем, что может привести к игнорированию заданий с большим запасом времени. Дело в том, что хронология проекта может быть нарушена не только из-за просрочек критически важных действий, выполнение которых влияет на нее напрямую. Сорвать сроки и неэффективно распределить ресурсы также можно, если пренебречь хорошим временным «буфером» менее значимых заданий.
• Проблемы оценки. Для эффективного применения CPM необходимо точно оценить продолжительность заданий. Но такую оценку бывает сложно провести, особенно для комплексных или новых заданий. Из-за неточной оценки критический путь теряет свою актуальность, а выполнение проекта задерживается.
• Чрезмерная опора на программное обеспечение. Многие программные приложения для управления проектами автоматизируют вычисления CPM, упрощая процесс. Однако использование только ПО может затруднить понимание концепций, лежащих в основе CPM. Базовое понимание методологии необходимо для интерпретации результатов и принятия обоснованных решений о проектах.

Помня об этих ограничениях, менеджеры проектов могут определить, оптимален ли метод CPM для их нужд. В некоторых случаях, например при наличии неопределенности, лучше применять другие методы планирования, такие как PERT.

Оформите критический путь в виде блок-схемы Confluence

Чтобы эффективно планировать и выполнять проекты, менеджерам необходимо понимать основные концепции и этапы CPM. Наглядно отобразив хронологию и зависимости проекта на сетевой диаграмме, можно успешно выстроить критический путь и распределить ресурсы.

Блок-схемы Confluence представляют собой мощный инструмент для создания сетевых диаграмм и обмена ими. Возможности для совместной работы помогают командам визуализировать проект и дают каждому четкое представление о критическом пути и его значении.

Хотя CPM служит хорошей основой для планирования, учитывайте ограничения этого метода и сочетайте его с другими инструментами и методами управления проектами, чтобы достичь наилучшего результата. Так, например, доступные в Jira функции управления задачами, отслеживания задач и автоматизации рабочих процессов дополняют возможности CPM.

Используя преимущества Confluence и Jira, компании могут оптимизировать управление проектами, повысить эффективность работы и в конечном итоге достичь успеха.

Получите Jira и попробуйте Confluence бесплатно: оцените возможности наглядной совместной работы при управлении проектами.