팀 및 이해 관계자 커뮤니케이션을 개선하는 4가지 방법
투명한 커뮤니케이션은 성공적인 비즈니스에 필수적인 요소입니다. Grammarly의 2023년 비즈니스 커뮤니케이션 현황에 따르면 비즈니스 리더의 93% 및 지식 근로자의 80%가 공동 작업자들이 아이디어를 공유하고 요구 사항을 얼마나 잘 전달하는지에 따라 업무 수행 능력이 크게 좌우된다고 보고했습니다.
여러 도구, 커뮤니케이션 채널 및 문서로 인해 업무 관행이 단절될 수 있는 원격 팀에서는 투명성이 특히 중요합니다. 최신 기업에는 어떤 버전의 프로젝트 문서가 가장 최신인지 추측할 필요가 없도록 팀의 단일 정보 출처 역할을 하는 플랫폼이 필요합니다.
Confluence는 팀의 커뮤니케이션 및 공동 작업을 간소화하는 연결된 작업 영역입니다. Confluence에서 팀 페이지 및 문서가 실시간으로 체계화되고 업데이트되므로 아이디어 또는 편집 내용이 누락되는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
Confluence의 도구와 템플릿은 Confluence를 최고의 단일 출처 플랫폼으로 만들어줍니다. Confluence의 기능은 이해 관계자의 참여와 팀 커뮤니케이션을 향상하여 생산성과 수익을 높이는 데 도움이 됩니다. 이해 관계자의 참여 및 팀 커뮤니케이션을 개선하는 4가지 방법과 도구를 활용해 보고 Confluence를 통해 무엇을 할 수 있는지 알아보세요.
1. 일관된 전략 및 캠페인 수립
외부와 단절된 상태에서 운영하는 팀은 없습니다. 팀의 커뮤니케이션 전략, 캠페인 및 워크플로에는 새로운 아이디어가 지속적으로 더해지고 있습니다. 역동적인 애자일 환경에서 작업하는 경우 전략 및 캠페인에 정기적으로 새로운 아이디어가 추가될 가능성이 높습니다. 이메일, 다이렉트 메시지 및 화상 통화 사이에서는 커뮤니케이션이 모호해지고 아이디어가 단절되어 구현에 어려움이 있을 수 있습니다. 바로 이러한 경우에 Confluence 템플릿이 필요합니다.
편집하거나 추가한 내용이 있을 때 일회성 문서를 만들어 이메일로 보내던 시대는 지났습니다. Confluence 템플릿을 사용하면 팀이 한곳에서 프로젝트 문서, 마케팅 전략, 회사 업데이트 등을 만들 수 있습니다. 또한 템플릿을 사용하면 문서가 빠르게 업데이트되어 간단히 훑어보거나 자세히 읽어볼 수 있기 때문에 이해 관계자와의 커뮤니케이션도 간단해집니다. 따라서 의사 결정권자가 요점을 쉽게 찾고 이해할 수 있습니다.
템플릿을 사용하면 팀이 마케팅 계획부터 제품 요구 사항까지 다양한 프로젝트를 손쉽게 처리할 수 있습니다. 비즈니스 요구 사항과 관계없이 Confluence에는 특히 프로젝트 업데이트를 이해 관계자에게 전달할 때 일관성과 명확성을 유지하는 데 도움이 되는 템플릿이 있습니다. Confluence 템플릿 토픽에는 다음이 포함됩니다.
템플릿을 프로젝트와 캠페인의 출발점으로 삼아 처음부터 일관성을 유지하세요.
2. 실시간 인사이트 및 피드백 공유
팀이 여러 플랫폼에서 개별적인 문서로 작업하고 있다면 전달 내용을 보지 못하고 지나칠 가능성이 높습니다. 팀이 여러 부서 또는 프로젝트에 걸쳐 작업할 때 정보 사일로가 발생하는 경우가 생깁니다. 지식과 데이터가 특정 그룹 내에 갇혀 회사의 다른 구성원이 활용하지 못하게 될 수도 있습니다. 따라서 이니셔티브, 산출물, 팀 및 이해 관계자 커뮤니케이션 등 모든 지식 공유 요구 사항을 처리할 수 있는 작업 영역 도구가 필요합니다.
Confluence를 사용하면 공간에서 다양한 이해 관계자 간의 공동 작업이 쉬워집니다. 팀은 체계적이고 열린 공간에 페이지를 만들어 쉽게 찾을 수 있습니다. 이러한 페이지에는 회사 또는 프로젝트와 관련된 유용한 정보가 포함되어 있으며 사용자는 텍스트를 선택하고 인라인 댓글을 추가하여 인사이트 및 피드백을 즉시 제공할 수 있습니다. 또한 페이지나 게시물 하단에서 전체 콘텐츠에 대해 댓글을 추가할 수도 있습니다.
팀원 또는 이해 관계자가 댓글에 회신하거나 댓글에 좋아요를 누르면 원래 댓글 작성자에게 알림이 전송됩니다. 또한 팀원은 기존 콘텐츠가 변경되거나 새로운 내용이 추가되면 알림을 받게 됩니다. 변경 사항을 적용한 이유를 모두가 명확히 알 수 있으므로 비동기식 작업에 특히 유용합니다.
Confluence는 개인 폴더를 넘어 팀 및 프로젝트 중심의 작업 영역으로 확장됩니다. 이를 통해 팀원과 이해 관계자가 쉽게 액세스하고 문서를 검색하고 조직 구조를 확장할 수 있습니다. 팀원이 퇴사하거나 새로운 팀원이 합류하더라도 문서와 프로젝트는 계속 남아있어 필요한 구성원이 사용할 수 있도록 유지됩니다.
3. 정보에 기반한 의사 결정 실천
Qatalog 및 Cornell 대학교의 Ellis Idea Lab에 따르면 직장 내 구성원 43%가 애플리케이션과 온라인 도구 사이를 전환하는 데 너무 많은 시간을 소비한다고 보고했습니다. 시간이 곧 돈이나 다름 없기 때문에 이러한 최종 사용자는 컨텍스트 전환에 소중한 시간을 낭비할 여유가 없습니다. 이해 관계자에게 컨텍스트를 제공하면 전체적인 그림을 더 빠르고 효과적으로 이해할 수 있습니다. Confluence는 메시지를 설명하고 이해 관계자가 더 확신을 갖고 결정을 내리는 데 도움이 되는 다양한 콘텐츠를 지원합니다.
- 분석: Google, Adobe 등의 분석 보고서를 팀 작업 영역 페이지에 포함하면 이해 관계자가 고객 데이터 내에서 성장 기회, 인사이트 및 추세를 쉽게 파악할 수 있습니다.
- 표: 표는 팀이 많은 양의 정보를 한눈에 파악하는 데 도움이 되며 최대한 이해하기 쉽도록 셀 형식을 지정해야 합니다.
- 이미지: 관련 이미지 및 미디어 파일을 Confluence 페이지에 포함하면 조회자에게 더 많은 컨텍스트를 빠르게 제공할 수 있습니다.
- Jira, Figma 등 다른 도구로의 스마트 링크: 하나의 도구(Atlassian 또는 기타 지원되는 타사 플랫폼)에서 작업을 진행하는 상태에서 Confluence에 표시하고 싶다면 스마트 링크가 도움이 될 수 있습니다. 페이지, 프로젝트 보드, 캘린더 또는 기타 링크를 복사하여 Confluence의 원하는 위치에 붙여 넣으면 됩니다. 링크를 통해 이해 관계자는 페이지를 미리 보거나 편집하거나 직접 포함할 수 있습니다.
이해 관계자 컨텍스트는 차트, 그래프, 이미지 및 링크를 넘어 조직의 지원이 더 필요할 수 있는 부분을 설명하는 데에도 중요합니다. 프로젝트 업데이트를 만들 때 다음 요소를 포함하세요.
- 프로젝트 세부 정보: 이름, 프로젝트 매니저 및 보고 날짜
- 프로젝트 요약: 위치, 타임라인, 목표 및 예산
- 프로젝트 타임라인: 마일스톤 및 개별 작업 세부 정보(완료한 작업 포함)
- 관련 당사자: 팀원, 주요 이해 관계자 및 고객
- 위험: 잠재적 문제, 병목 현상 및 필수 변경 사항
- 예산 상태: 지출한 투자액 및 남은 투자액
- 중요 리소스: 첨부 파일 및 관련 문서 링크
- 다음 단계: 작업 항목
투명한 회사 문화를 조성할 때는 팀과 이해 관계자에게 자세한 맥락을 제공하는 것이 중요합니다.
4. 프로젝트 업데이트 및 캠페인 결과 발표
프로젝트 및 캠페인 업데이트와 결과를 설명하는 가장 좋은 방법은 프레젠테이션을 통해 공유하는 것입니다. Confluence를 사용하면 발표자 모드로 간편하게 전환할 수 있습니다. 이 레이아웃은 방해 요소를 줄이면서 페이지 또는 블로그 게시물 콘텐츠를 보여주는 데 적합하며 슬라이드나 프레젠테이션 덱을 추가로 만들지 않아도 됩니다. 사용자가 발표자 모드를 선택하면 콘텐츠가 사이드바, 인라인 댓글 및 선택 사항 메뉴 없이 깔끔한 전체 화면 보기로 표시됩니다.
발표자 모드에서 커서 스포트라이트 또는 어두운 테마를 선택하여 프레젠테이션 디자인을 변경할 수도 있습니다. 커서 스포트라이트는 커서를 큰 원으로 표시하여 청중이 발표 내용을 더 쉽게 따라갈 수 있도록 합니다. 어두운 테마는 밤에 눈의 피로를 줄이고 배터리 수명을 연장하는 데 도움이 되며 사용자의 취향에 따라 사용할 수도 있습니다!
사용자는 발표자 모드 템플릿을 활용할 수도 있습니다. 이 템플릿은 프레젠테이션에 최적화된 페이지를 만드는 과정을 사용자에게 안내합니다.
Confluence로 팀 및 이해 관계자 정렬
투명성이 비즈니스 관행의 중심에 있다면 이해 관계자 그룹을 정렬하는 것이 훨씬 쉽습니다. Confluence는 팀을 위해 설계된 도구 및 템플릿으로 열린 커뮤니케이션을 쉽게 만들어 줍니다.
Confluence를 무료로 사용해 보고 의사 결정권자부터 개별 기여자까지 회사의 모든 구성원을 참여시키고 정보를 제공하는 데 어떻게 도움이 되는지 알아보세요.
