여러 프로젝트를 병행하고 팀 간의 정렬을 유지하기 위해 고군분투하며 단일 정보 출처를 구축하는 일은 프로그램 관리자가 어디에서 일하든 마주하는 수많은 도전 과제 중 일부에 불과합니다. 조직이 확장될 때 프로젝트 관리가 파편화되면 문제가 연쇄적으로 발생합니다. 흩어진 정보로 인해 중복 작업이 발생하고, 실행이 전략과 단절되며, 이해 관계자가 개발 주기 후반까지 정보를 알 수 없기도 합니다.
이러한 혼란을 벗어나 전략적인 포트폴리오 관리를 구현하려면 명확하고 체계적인 접근 방식이 필요합니다. 이 문서에서는 효과적인 포트폴리오 전략을 세우기 위한 5가지 필수 단계를 간략하게 설명합니다.
- 계획과 실행을 연결하는 단일 정보 출처 구축
- 팀 전체에 가시성을 제공하는 통합된 포트폴리오 보기 만들기
- 책임 의식을 강화하기 위해 의미 있는 성공 메트릭 구현
- R&D 이외의 팀을 포함한 효과적인 이해 관계자 커뮤니케이션 채널 구축
- 적합한 도구 및 프로세스로 접근 방식 확장
이 단계를 따르면 프로그램 관리자는 조직이 프로젝트의 혼란을 벗어나 명확한 포트폴리오를 구현하도록 이끌 수 있습니다. 각 단계를 자세히 살펴보겠습니다.
1단계: 단일 정보 출처 구축
정보 사일로의 문제
정보가 서로 다른 도구 및 스프레드시트에 흩어져 있으면 비효율성을 피할 수 없습니다. 개발 팀은 하나의 시스템에서 업무를 추적하지만, 로드맵 작업은 완전히 별도의 도구에서 이루어집니다. 제품 관리자는 슬라이드로 계획을 만들지만, 프로그램 관리자는 팀 간 종속성을 스프레드시트로 관리합니다.
이러한 파편화는 상당한 비효율을 초래합니다. 많은 조직의 포트폴리오 데이터 상당 부분이 언제든 오래된 상태일 수 있으므로, 신뢰할 수 있는 의사 결정을 내리는 것이 거의 불가능할 수 있습니다. 팀은 가치를 제공하는 대신 시스템 간의 정보를 조정하는 데 귀중한 시간을 낭비하고, 이해 관계자는 어떤 정보 출처를 신뢰할지 알 수 없습니다.
단일 정보 출처 만들기
이 솔루션은 전략 계획과 실행을 연결하는 통합 시스템으로 모든 것을 통합하는 것입니다. 이 접근법에는 다음과 같은 작업이 필요합니다.
- 상위 수준의 목표부터 개별 작업에 이르는 모든 포트폴리오 정보를 하나의 통합 시스템으로 마이그레이션
- 한 위치의 업데이트가 다른 위치에 자동으로 반영되도록 계획 도구와 실행 도구를 원활하게 통합
- 데이터 입력, 유지 관리 및 사용 방법에 적용되는 지원 프로세스 구현
이러한 기반을 구축하려면 단순히 데이터를 마이그레이션하는 것 이상의 작업이 필요합니다. 즉, 팀의 기존 업무 방식에 자연스럽게 연결되는 동시에 중앙 집중식 가시성을 제공하는 새로운 운영 모델을 만들어야 합니다.
2단계: 통합된 포트폴리오 보기 만들기
파편화 과제
조직이 확장되면 팀은 자연스럽게 자체 영역 및 워크플로를 개발합니다. 이 방식은 팀에 자율성을 부여하고 기존의 업무 방식에 부합하기 때문에 처음에는 가장 적합해 보입니다. 하지만 이내 곧 로드맵이 파편화됩니다. 제품 리더가 개별 팀 로드맵이 전체 제품 전략에 어떻게 기여하는지 이해하지 못하고 팀 간의 종속성이 너무 늦게 나타나게 됩니다.
마스터 포트폴리오 보기 만들기
이 문제를 다음과 같은 방법으로 해결하세요.
- 모든 팀의 계획을 하나의 종합적인 보기로 집계하는 마스터 보기 만들기
- 이 보기를 통해 주요 마일스톤 및 전략적 우선 순위 강조 표시
- 모든 이해 관계자가 통합된 보기에 쉽게 액세스하도록 만들기
- 일관된 태그 지정 및 분류를 사용하여 필터링 및 체계화
이 마스터 보기는 모든 이해 관계자가 특별한 권한 없이 액세스할 수 있는 중앙 위치에 포함될 때 특히 유용해집니다. 부서 간 정렬을 크게 개선하고 이해 관계자와 더 적극적으로 커뮤니케이션하며 종속성을 조기에 파악하고 경영진에게 제품 전략을 더 효과적으로 전달하는 등 그 효과는 상당합니다.
통합 보기는 팀별 계획을 대체하는 것이 아니라 전략적 정렬에 필요한 조직 차원의 가시성을 제공하여 팀별 계획을 보완해 줍니다.
3단계: 의미 있는 성공 메트릭 구현
활동 추적 그 이상의 효과
인프라 및 가시성을 구현하는 것만으로는 충분하지 않습니다. 팀이 포트폴리오 전반에서 계획하고 실행하는 방식을 진정으로 변화시키려면 책임 의식과 지속적 개선을 유도하는 측정 프레임워크가 필요합니다.
많은 조직에서는 활동 메트릭(완료된 스토리 포인트 또는 제공된 기능 등)을 의미 있는 결과에 연결하거나 시간 경과에 따른 패턴을 분석하지 않고 추적합니다. 이러한 접근법은 계획의 정확성 및 실행의 신뢰성을 체계적으로 개선할 수 있는 기회를 놓치게 합니다.
측정 프레임워크 만들기
효과적인 포트폴리오 측정의 초석은 명확한 이행 약속 및 회고 분석이 포함된 정기적인 로드맵 프로세스입니다. 이 접근법을 다음과 같은 방법으로 구현하세요.
- 팀이 제공 타임라인에 대한 명시적인 이행 약속을 하는 분기별 케이던스 수립
- 이행 약속 및 시장 진출 활동 간의 공식적인 관계 만들기
- 특정 메트릭을 통해 매 분기 말에 성과 분석
- 릴리스 이행 약속과 실제 릴리스 비교: 계획된 릴리스와 제공된 릴리스를 추적하여 계획 정확도 측정
- 릴리스 지연 및 이유: 계획된 업무를 대체할 수 있는 기회주의적 추가 업무를 포함하여 지연 사유를 문서화 및 분류
- 릴리스 유형: 혁신과 안정성 간의 균형을 유지하기 위해 베타, 일반 공급 릴리스, 새로운 기능 및 개선 사항을 총체적으로 모니터링
- 비실행 패턴: 팀이 계획대로 실행하지 못한 이유를 분석하여 지속적인 과소 추정 또는 반복되는 병목 상태 등의 시스템적인 문제 파악
- 다음 계획 주기를 위한 구체적인 개선 사항을 개발하기 위해 구조화된 회고 수행
이 측정 프레임워크의 진정한 힘은 학습 시스템으로 사용할 때 발휘됩니다. 각 분기의 분석을 통해 다음 분기의 업무 추정, 계획 및 실행 방식을 구체적으로 개선하여 지속적인 개선 주기를 만들어야 합니다.
4단계: 효과적인 이해 관계자 커뮤니케이션 채널 구축
R&D 벽 허물기
이해 관계자가 필요한 정보에 액세스할 수 없다면 잘 체계화된 포트폴리오 관리도 실패합니다. 성장하는 조직에서 흔히 나타나는 패턴은 R&D 팀과 나머지 비즈니스 팀 사이에 정보의 벽이 생기는 것입니다.
이러한 커뮤니케이션 공백은 조직 전체에 마찰을 일으킵니다. 예를 들어 시장 출시 팀은 제공을 제대로 준비하지 못하고, 경영진은 로드맵 이행 약속에 대한 확신이 부족하며, 제품 팀은 반복적인 상태 질문에 시달립니다. 시장 기회를 놓치고, 제공 조정이 제대로 이루어지지 않으며, 상태 업데이트 미팅에 수많은 시간을 허비하는 등 상당한 비용이 발생합니다.
셀프서비스 액세스 만들기
다음과 같은 방법으로 이해 관계자 커뮤니케이션 방식을 개발하세요.
- 실시간으로 업데이트되는 포트폴리오 보기를 광범위하게 액세스 가능한 지식 관리 시스템에 바로 포함
- 이해 관계자가 사용하도록 특별히 설계된 전용 허브(예: 'GTM 허브' 또는 '포트폴리오 대시보드') 만들기
- 기본 포트폴리오 시스템에 변경 사항이 발생할 경우 포함된 포트폴리오 보기가 자동으로 업데이트되도록 구현
- 다양한 정보 요구 사항을 지원하는 경험을 설계
- 제공 계획을 위한 개략적인 로드맵 타임라인
- 이니셔티브가 계획대로 진행되고 있는지, 위험에 처해 있는지, 지연되고 있는지를 보여주는 상태 표시기
- 특정 이니셔티브를 드릴다운하여 상세한 내용을 확인할 수 있는 기능
이러한 접근법은 조직의 역학을 근본적으로 변화시킵니다. 이해 관계자가 제품 관리자를 쫓아다니며 업데이트를 요청하거나 제품 팀이 상태 프레젠테이션을 만드는 데 시간을 허비하는 대신, 모두가 공유된 최신 정보를 바탕으로 작업할 수 있습니다. 셀프서비스 모델은 수동으로 정보를 배포하는 대신 종속성을 파악하고 충돌을 해결하는 데 집중하므로, 프로그램 관리자의 역할을 정보 게이트키퍼에서 전략적 진행자로 전환해 줍니다.
5단계: 조직 전체로 접근 방식 확장
파일럿 성공 그 이상의 성과 달성
초기 포트폴리오 관리 개선이 성과를 보이면, 일관성 및 품질을 유지하면서 이러한 접근 방식을 조직 전체로 확장해야 할 것입니다.
많은 조직이 하위 팀에 대해서는 포트폴리오 관리를 성공적으로 구현하지만, 더 넓은 범위로 확장할 때는 어려움을 겪습니다. 흔히 팀 간에 일관되지 않은 필드 정의, 조직 성장과 함께 다시 나타나는 정보 사일로, 팀 간 조정을 어렵게 만드는 과도한 사용자 지정 등의 문제를 마주합니다.
성공을 위한 확장 요소
확장할 때 다음 요소에 집중하세요.
- 리더십 지원 확보: 경영진이 포트폴리오 관리 방식을 이해하고 적극적으로 지지하게 합니다. 리더십의 가시적인 지원을 통해 리소스를 더 쉽게 할당하고 채택을 촉진할 수 있습니다.
- 적합한 도구 구현: 기존 워크플로와 통합될 뿐만 아니라 조직 성장에 따라 확장할 수 있는 기술을 선택합니다. 여러 팀을 지원하고 포트폴리오 간 보기를 제공할 수 있는지를 기준으로 도구를 평가하세요.
- 고급 기능 활용:
- 한곳에서 필드 정의, 옵션 및 서식을 업데이트할 수 있는 전역 필드 관리
- 공동 포트폴리오 항목을 위한 템플릿을 통해 일관된 정보 수집
- 프로세스 일관성을 유지하는 프로젝트 간 워크플로
- 적절한 유연성을 갖춘 표준화된 프로세스 개발:
- 모든 팀에서 일관성을 유지해야 하는 요소 파악
- 특정 팀의 요구 사항을 충족하기 위해 사용자 지정할 수 있는 요소 결정
- 조직과 함께 프로세스가 발전할 수 있도록 정기적인 검토 주기 수립
- 다양한 이해 관계자 그룹에 맞게 맞춤화된 보기 만들기:
- 고객 대상 릴리스에 초점을 맞춘 시장 출시 보기
- 모든 개발 활동을 포괄하는 R&D 보기
- 중요한 우선 순위를 강조 표시하는 경영진 보기
- 특정 기능을 위한 전문 보기(예: 베타 프로그램 관리)
성공적인 확장의 핵심은 포트폴리오 구조를 수정할 수 있는 사용자, 공유 프로세스의 변경 사항을 승인하는 방법 및 향후 개선 사항에 대한 피드백을 통합하는 방법을 정의하는 명확한 거버넌스 모델을 만드는 것입니다.
결과: 혼란을 전략으로 전환
이 5단계를 성공적으로 구현한 조직은 운영 방식이 크게 개선되는 것을 경험하게 됩니다.
- 시장 진출 팀과의 정렬 강화: 실시간 공유 로드맵을 통해 가시성이 높아져 마케팅 팀, 영업 팀 및 고객 성공 팀이 더 효과적으로 계획을 수립합니다. 그 결과, 제품 제공이 더 원활해지고 고객 대면 팀이 더 효과적으로 준비하고 시장 적응력이 향상됩니다. 조직은 이 접근 방식을 구현한 후 제공 조정과 관련한 문제를 줄일 수 있습니다.
- 데이터 기반 의사 결정: 릴리스 이행 약속과 관련된 주요 메트릭을 추적하고 실행 패턴을 체계적으로 분석하여 조직은 사후 대응하는 방식에서 벗어나 사전 예방적으로 포트폴리오를 최적화할 수 있습니다. 이를 통해 보다 예측 가능한 릴리스 일정을 세우고 리소스 할당을 위한 더 나은 결정을 내립니다.
- 운영 효율성: 포트폴리오 정보를 통합하여 상당한 작업 중복을 없앱니다. 제품 관리자는 상태 업데이트를 작성하는 데 소요되는 시간을 줄이고 팀은 조정 미팅에 소요되는 시간을 줄이는 등 효율성은 프로그램 팀을 넘어 확장됩니다.
- 부서 간 공동 작업 개선: 통합된 로드맵 보기와 명확한 메트릭을 통해 투명성을 확보하여 그동안 단절되어 운영되던 팀 간의 신뢰를 증진합니다. 조직은 종종 제품 팀/엔지니어링 팀과 시장 출시 팀 간에 발생할 수 있는 '우리 팀 vs. 다른 팀'의 역학 관계가 크게 줄어드는 것을 경험합니다.
- 일관적인 제공: 조직에서 이 관행을 구현하면 팀은 릴리스 이행 약속을 더욱 일관성 있게 준수하게 됩니다. 이렇게 달성한 신뢰성을 통해 조직 전반에 신뢰를 구축하고 고객의 신뢰를 쌓습니다. 변경이 필요한 경우 명확한 근거와 함께 변경 사항을 조기에 전달합니다.
이러한 이점이 모여 선순환을 만들어냅니다. 가시성이 향상되면 계획이 개선되고, 이를 통해 더 안정적인 실행이 가능해지며, 이를 통해 신뢰를 쌓고 더 의욕적인 이니셔티브를 실현할 수 있습니다.
조직에서 이 접근 방식을 구현하는 방법
프로젝트의 혼란을 포트폴리오 전략으로 전환하는 것은 완벽이 아닌 발전을 추구하는 것입니다. 가장 성공적인 프로그램 관리자는 완벽한 프로세스 또는 완전한 정보를 기다리는 것이 종종 업무 마비로 이어진다는 사실을 잘 알고 있습니다. 완벽을 추구하는 대신 관리자는 지속적으로 배우고 접근 방식을 개선하면서 의미 있는 발걸음을 내딛는 데 집중해야 합니다.
이 문서에 설명된 5단계 프레임워크를 구현할 때 다음의 원칙을 염두에 두세요.
- 현재 위치에서 시작: 모든 것을 한 번에 구현할 필요는 없습니다. 신뢰할 수 있는 단일 정보 출처를 만드는 것부터 시작하여 조직이 역량을 개발함에 따라 점진적으로 다른 요소를 추가하세요.
- 구조와 유연성의 균형 유지: 일관성 및 가시성을 확보할 수 있는 충분한 구조를 만들되, 팀이 각자의 상황에 맞는 방식으로 작업할 수 있도록 유연성을 유지하세요. 실행에 있어 팀의 자율성을 유지하면서 전략적으로 정렬하는 것을 목표로 합니다.
- 프레임워크를 사용하여 역할을 명확하게 정의: RAPID(책임자, 승인자, 의견 제공자, 정보 수신자, 의사 결정자) 및 RACI(담당자, 책임자, 조언자, 정보 수신자)와 같은 도구는 전환 과정에서 책임 의식 및 의사 결정권을 명확히 하는 데 도움이 됩니다.
- 완벽보다는 발전을 우선시: 지속적 개선을 모토로 삼으세요. 분기마다 배운 내용을 바탕으로 포트폴리오 관리 방식을 점진적으로 개선해 나가야 합니다.
- 데이터 및 투명성을 바탕으로 이끌기: 피할 수 없는 문제가 발생한 경우 데이터를 사용하여 문제를 조명하고 해결 방안에 대한 열린 토론을 촉진하세요.
자세히 알아보려면 웹 세미나 프로젝트의 혼란을 포르폴리오 전략으로 전환을 시청하세요. 여기에서는 이러한 관행에 대해 자세히 논의하고 Jira Product Discovery에서 이를 실현하는 방법을 알아봅니다.
