Destreggiarsi tra più progetti, cercare di mantenere l'allineamento tra i team e stabilire un'unica origine di riferimento sono solo alcune delle tante sfide che comporta il ruolo di program manager, indipendentemente da dove lavori. Man mano che le organizzazioni si espandono, la gestione frammentata dei progetti crea problemi a cascata: informazioni sparse portano a sforzi doppi, l'esecuzione resta scollegata dalla strategia e gli stakeholder non hanno informazioni fino alle fasi finali dei cicli di sviluppo.
La trasformazione di questo caos in una gestione strategica del portfolio richiede un approccio chiaro e strutturato. Questo articolo delinea cinque passaggi essenziali per creare una strategia di portfolio efficace:
- Stabilisci un'unica origine di riferimento che colleghi la pianificazione all'esecuzione
- Crea visualizzazioni del portfolio unificate che offrano visibilità all'interno dei diversi team
- Implementa metriche di successo significative per promuovere la responsabilità
- Crea efficaci canali di comunicazione con gli stakeholder, anche al di fuori di R&S
- Adatta il tuo approccio con gli strumenti e i processi giusti
Seguendo questi passaggi, i program manager possono guidare le loro organizzazioni dal caos dei progetti alla chiarezza del portfolio. Esploriamo ogni passaggio nel dettaglio.
Passaggio 1: stabilisci un'unica origine di riferimento
Il problema dei silos informativi
Quando le informazioni sono sparpagliate tra diversi strumenti e fogli di calcolo, l'inefficienza diventa inevitabile. I team di sviluppo tracciano il proprio lavoro in un unico sistema, mentre la roadmap si sviluppa in strumenti completamente separati. I product manager creano piani in diapositive, mentre i program manager gestiscono fogli di calcolo per le dipendenze tra team.
Questa frammentazione crea inefficienze notevoli. In molte organizzazioni, una parte significativa dei dati del portfolio rischia di diventare obsoleta in qualsiasi momento, rendendo quasi impossibile un processo decisionale affidabile. I team perdono tempo prezioso a riconciliare le informazioni tra i sistemi invece di fornire valore e gli stakeholder non sanno mai a quale fonte considerare attendibile.
Creazione di un'unica origine di riferimento
La soluzione è consolidare tutto in un sistema unificato che colleghi la pianificazione strategica con l'esecuzione. Questo approccio prevede:
- Trasferire tutte le informazioni sul portfolio, dagli obiettivi di alto livello ai singoli task, in un unico sistema integrato
- Garantire una perfetta integrazione tra gli strumenti di pianificazione ed esecuzione in modo che gli aggiornamenti in uno strumento si riflettano automaticamente in un altro
- Implementare processi di supporto che regolano il modo in cui i dati vengono inseriti, gestiti e utilizzati
La costruzione di questa base richiede più della semplice migrazione dei dati: si tratta di creare un nuovo modello operativo che si connetta naturalmente al modo in cui i team già lavorano, fornendo al contempo visibilità centralizzata.
Passaggio 2: crea visualizzazioni del portfolio unificate
La sfida della frammentazione
Man mano che le organizzazioni si espandono, i team sviluppano naturalmente i propri spazi e flussi di lavoro. Inizialmente questo sembra l'approccio migliore, perché offre autonomia ai team e si allinea ai modi di lavorare preesistenti. Tuttavia, questo crea rapidamente una roadmap frammentata in cui i leader di prodotto faticano a capire come le roadmap dei singoli team contribuiscono alla strategia complessiva del prodotto e le dipendenze tra i team diventano visibili troppo tardi.
Creazione di una visualizzazione principale del portfolio
Per risolvere questa sfida:
- crea una visualizzazione principale che aggreghi i piani di tutti i team in un'unica visualizzazione completa
- assicurati che questa visualizzazione metta in evidenzia le milestone fondamentali e le priorità strategiche
- fai in modo che la visualizzazione unificata sia facilmente accessibile a tutti gli stakeholder
- assegna tag e categorie in modo coerente per consentire il filtraggio e l'organizzazione
Questa visualizzazione principale diventa particolarmente efficace se integrata in una posizione centrale a cui tutti gli stakeholder possono accedere senza autorizzazioni speciali. L'impatto è sostanziale: allineamento interfunzionale significativamente migliorato, comunicazione più proattiva da parte degli stakeholder, identificazione precoce delle dipendenze e comunicazione più efficace della strategia di prodotto alla leadership.
La visualizzazione unificata non sostituisce la pianificazione specifica del team, ma la integra fornendo la prospettiva a livello di organizzazione necessaria per l'allineamento strategico.
Passaggio 3: Implementa metriche di successo significative
Oltre il monitoraggio delle attività
Stabilire infrastruttura e visibilità non è sufficiente. Per cambiare davvero il modo in cui i team pianificano e svolgono i task nell'intero portfolio, hai bisogno di framework di misurazione che favoriscano la responsabilità e il miglioramento continuo.
Molte organizzazioni tengono traccia delle metriche delle attività (come gli story point completati o le funzionalità rilasciate) senza collegarle a risultati significativi o senza imparare dagli schemi nel tempo. Questo approccio non coglie l'opportunità di migliorare sistematicamente l'accuratezza della pianificazione e l'affidabilità dell'esecuzione.
Creazione di un framework di misurazione
La base di un'efficace misurazione del portfolio è un processo di roadmap programmato regolarmente con impegni chiari e analisi retrospettive. Per implementare questo approccio:
- stabilisci una cadenza trimestrale in cui i team si impegnino espressamente a rispettare le tempistiche di consegna
- crea relazioni formali tra questi impegni e le attività di go-to-market
- analizza le prestazioni alla fine di ogni trimestre attraverso metriche specifiche
- Impegno di rilascio rispetto alle prestazioni effettive: monitoraggio dei rilasci pianificati rispetto a quelli effettivamente completati per valutare l'accuratezza della pianificazione
- Ritardi nei rilasci e motivi: documentazione e classificazione dei motivi dei ritardi, comprese le aggiunte in base alla situazione che potrebbero aver sostituito il lavoro pianificato
- Tipi di rilasci: monitoraggio del mix di versioni beta, versioni di disponibilità generale, nuove funzionalità e miglioramenti per garantire l'equilibrio tra innovazione e stabilità
- Schemi di non esecuzione: analisi del motivo per cui i team non hanno soddisfatto la pianificazione per identificare problemi a livello di sistema come una costante sottostima o colli di bottiglia ricorrenti
- conduci retrospettive strutturate per sviluppare miglioramenti specifici per il prossimo ciclo di pianificazione
La vera potenza di questo framework deriva dal suo utilizzo come sistema di apprendimento. L'analisi di ogni trimestre dovrebbe portare a miglioramenti specifici nel modo in cui il lavoro viene stimato, pianificato ed eseguito nei trimestri successivi, creando un ciclo di miglioramento continuo.
Passaggio 4: Crea efficaci canali di comunicazione con gli stakeholder
Abbattere il muro di R&S
Anche una gestione del portfolio ben organizzata fallisce se gli stakeholder non possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno. Uno schema comune nelle organizzazioni in crescita è la creazione di un muro a livello di informazioni tra i team R&S e il resto dell'azienda.
Questa lacuna nella comunicazione crea attriti in tutta l'organizzazione: i team go-to-market non possono prepararsi adeguatamente ai lanci, i dirigenti non hanno fiducia negli impegni stabiliti dalla roadmap e i team di prodotto sono bombardati da domande ripetitive sullo stato. Il costo è notevole: opportunità di mercato mancate, scarso coordinamento nei lanci e innumerevoli ore dedicate a riunioni di aggiornamento sullo stato.
Creazione di un accesso self-service
Per sviluppare un approccio alla comunicazione con gli stakeholder:
- includi visualizzazioni del portfolio aggiornate e in tempo reale direttamente in sistemi di gestione delle conoscenze ampiamente accessibili
- crea un hub dedicato (ad esempio, un "hub GTM" o una "dashboard del portfolio") espressamente per gli stakeholder
- assicurati che queste visualizzazioni integrate vengano aggiornate automaticamente quando si verificano modifiche nel sistema di portfolio sottostante
- progetta l'esperienza per supportare diverse esigenze informative:
- Tempistiche della roadmap di alto livello per la pianificazione del lancio
- Indicatori di stato che mostrano se le iniziative sono in orario, a rischio o in ritardo
- Capacità di approfondire iniziative specifiche per maggiori dettagli
Questo approccio cambia radicalmente le dinamiche organizzative. Gli stakeholder non devono più inseguire i product manager per avere aggiornamenti e i team non devono trascorrere ore a creare presentazioni sullo stato: ora tutti lavorano partendo da una comprensione attuale e condivisa. Il modello self-service trasforma il ruolo del program manager da custode delle informazioni a facilitatore strategico, concentrandosi sull'identificazione delle dipendenze e sulla risoluzione dei conflitti piuttosto che sulla distribuzione manuale delle informazioni.
Passaggio 5: Adatta il tuo approccio all'interno dell'organizzazione
Andare oltre il successo del progetto pilota
Man mano che i miglioramenti iniziali della gestione del portfolio mostrano i risultati, probabilmente dovrai adattare questi approcci a livello di organizzazione mantenendo coerenza e qualità.
Molte organizzazioni implementano con successo la gestione del portfolio per un sottoinsieme di team e poi si trovano in difficoltà in caso di ulteriore espansione. Gli ostacoli più comuni includono definizioni dei campi incoerenti nei diversi team, silos di informazioni che riappaiono man mano che l'organizzazione cresce e un'eccessiva personalizzazione che complica il coordinamento tra i team.
Aspetti che determinano il successo nell'adattamento
Quando adatti l'approccio, concentrati su questi aspetti:
- Assicurati il supporto della leadership. Assicurati che i dirigenti comprendano e promuovano attivamente l'approccio alla gestione del portfolio. Il loro supporto visibile semplifica l'allocazione delle risorse e favorisce l'adozione.
- Implementa gli strumenti appropriati. Seleziona una tecnologia che non solo si integri con i flussi di lavoro esistenti, ma si adatti man mano che l'organizzazione cresce. Valuta gli strumenti in base alla loro capacità di supportare più team e fornire visualizzazioni su più portfolio.
- Sfrutta le funzionalità avanzate:
- Gestione globale dei campi che consente di aggiornare le definizioni, le opzioni e la formattazione dei campi da un'unica posizione
- Modelli per gli elementi comuni del portfolio che garantiscono una raccolta coerente di informazioni
- Flussi di lavoro tra progetti che mantengono la coerenza dei processi
- Sviluppa processi standardizzati con la flessibilità appropriata.
- Identifica quali elementi devono essere coerenti in tutti i team
- Determina quali elementi possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche del team
- Stabilisci cicli di revisione regolari per assicurarti che i processi si evolvano con l'organizzazione
- Crea visualizzazioni personalizzate per diversi gruppi di stakeholder.
- Visualizzazioni go-to-market incentrate sui rilasci per i clienti
- Visualizzazioni R&S che comprendono tutte le attività di sviluppo
- Visualizzazioni per dirigenti che mettono in evidenza le priorità fondamentali
- Visualizzazioni specializzate per funzioni specifiche (come la gestione del programma beta)
Un elemento chiave per una scalabilità efficace è la creazione di un chiaro modello di governance che definisca chi può modificare le strutture del portfolio, come vengono approvate le modifiche ai processi condivisi e come il feedback viene incorporato nei miglioramenti futuri.
I risultati: trasformare il caos in strategia
Le organizzazioni che riescono a implementano queste cinque fasi vedono miglioramenti significativi che trasformano il loro modo di operare:
- Allineamento migliorato con i team che adottano la strategia go-to-market: la maggiore visibilità in tempo reale sulle roadmap condivise consente ai team di marketing, vendita e Customer Success di pianificare in modo più efficace. Ciò si traduce in lanci di prodotti più fluidi, team che si interfacciano con i clienti più preparati e una maggiore adozione nel mercato. Implementando questo approccio, le organizzazioni possono ridurre i problemi di coordinamento dei lanci.
- Processo decisionale basato sui dati: monitorando le metriche chiave relative ai rilasci previsti e analizzando sistematicamente i modelli di esecuzione, le organizzazioni possono passare da un approccio reattivo, in cui ci si limita a contrastare i problemi che insorgono, a un'ottimizzazione proattiva del portfolio. Ciò si traduce in programmi di rilascio più prevedibili e migliori decisioni di allocazione delle risorse.
- Efficienza operativa: consolidare le informazioni sul portfolio consente di evitare sforzi doppi. Questa efficienza si estende oltre il team dedicato al programma: anche i product manager devono dedicare meno tempo alla creazione di aggiornamenti sullo stato e i team perdono meno tempo in riunioni di coordinamento.
- Collaborazione interfunzionale migliorata: la trasparenza ottenuta attraverso viste unificate della roadmap e metriche chiare favorisce una maggiore fiducia tra i team che avevano sempre lavorato separatamente. Spesso le organizzazioni vedono una drastica riduzione della dinamica "noi contro di loro" che può svilupparsi tra i team di prodotto/ingegneria e i team go-to-market.
- Pubblicazione costante: man mano che le organizzazioni implementano queste pratiche, i team riescono a rispettare gli impegni di rilascio con maggiore costanza. Questa affidabilità garantisce una credibilità in tutta l'organizzazione e tra i clienti. Quando sono necessarie modifiche, queste vengono comunicate in anticipo e con motivazioni chiare.
Insieme, questi vantaggi creano un circolo virtuoso. Una migliore visibilità favorisce una migliore pianificazione, che consente un'esecuzione più affidabile, che a sua volta crea fiducia e apre la strada a iniziative più ambiziose.
Come puoi implementare questo approccio nella tua organizzazione
Trasformare il caos dei progetti in una strategia relativa al portfolio non è una questione di perfezione, ma di avanzamento. I program manager di maggior successo sanno che aspettare di trovare il processo perfetto o di avere le informazioni complete spesso porta alla paralisi. Pertanto, si concentrano sul fare passi avanti significativi, imparando e perfezionando continuamente il loro approccio.
Quando implementi il framework in cinque fasi delineato in questo articolo, tieni a mente questi principi:
- Inizia da dove ti trovi: non è necessario implementare tutto in una volta. Inizia stabilendo un'unica origine di riferimento affidabile, poi aggiungi progressivamente gli altri elementi man mano che l'organizzazione sviluppa le capacità.
- Trova un equilibrio tra struttura e flessibilità: crea una struttura adeguata a garantire coerenza e visibilità, ma mantieni una certa flessibilità per consentire ai team di lavorare nel modo più adatto al contesto. L'obiettivo è consentire l'allineamento strategico preservando al contempo l'autonomia del team nell'esecuzione.
- Usa dei framework per chiarire i ruoli: strumenti come RAPID (che definisce chi è responsabile, chi deve approvare, chi deve fornire input, chi è informato e chi decide) e RACI (che definisce le persone responsabili, incaricate, consultate e informate) aiutano a chiarire la titolarità e i diritti decisionali durante il processo di trasformazione.
- Dai priorità all'avanzamento rispetto alla perfezione: fai del miglioramento continuo il tuo mantra. Ogni trimestre deve apportare miglioramenti incrementali al tuo approccio alla gestione del portfolio sulla base di ciò che hai appreso.
- Dirigi il lavoro con dati e trasparenza: quando sorgono sfide inevitabili, usa i dati per individuare i problemi e promuovere una discussione aperta sulle soluzioni.
Vuoi saperne di più? Guarda il nostro webinar su come passare dal caos dei progetti a una strategia relativa al portfolio, in cui trattiamo queste pratiche in maniera più dettagliata e spieghiamo come applicarle concretamente in Jira Product Discovery.
