Ciclo de vida de los proyectos: explicación de las cinco fases

¿Qué es el ciclo de vida del proyecto?

El ciclo de vida de los proyectos es un marco de cinco fases que utilizan los gestores de proyectos para guiar los proyectos hasta su finalización. Define todas las etapas del proyecto, desde el inicio hasta la implementación final, y describe lo que el equipo debe lograr en cada fase.

A continuación encontrarás un resumen de las fases del ciclo de vida de un proyecto y sus objetivos principales.

1. Inicio: definir el alcance, el coste, la viabilidad, los objetivos, el cronograma y los criterios de éxito del proyecto.
2. Planificación: crear una hoja de ruta del proyecto o un plan de acción detallado que resuma las tareas que se necesitan para terminar el proyecto.
3. Ejecución: llevar a cabo el trabajo para finalizar el producto, servicio o resultado. Asegúrate de que tu equipo tiene todos los recursos, herramientas e instrucciones necesarios.
4. Seguimiento y control: supervisar el progreso y el rendimiento del equipo y el proyecto para identificar cualquier desviación con respecto al plan o problemas de calidad con el fin de poder hacer cambios en consecuencia.
5. Cierre: cerrar el proyecto, firmar los contratos pendientes, pagar a los proveedores, realizar una revisión tras el proyecto e identificar cómo mejorar la próxima vez.

Cuando los gestores de proyectos tienen claras las distintas fases de gestión de un proyecto, pueden ver el conjunto y saber mejor cómo manejar cada etapa. Al dividir el proyecto en pasos más sencillos, es más fácil que los gestores del proyecto anticipen lo que viene después, lo que les ayuda a mantenerse en el buen camino y a garantizar el éxito del proyecto. Utilizar las herramientas y los métodos adecuados contribuye a una gestión eficaz del equipo durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto

Conocer las cinco fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos y sus requisitos te proporcionará un marco repetible y con margen a mejora para una gestión eficaz de los proyectos.

Fase de inicio

Fase de planificación

Durante la fase de planificación del ciclo de vida del proyecto, se crea una hoja de ruta para terminar el proyecto a tiempo y de acuerdo con tus criterios de éxito, todo ello sin sobrepasar el presupuesto.

En esta fase, dividirás el proyecto en tareas más pequeñas, establecerás hitos y plazos, y crearás planes detallados de recursos, calendarios, herramientas y asignaciones de tareas.

Estos son algunos elementos que puedes crear en la fase de planificación.

• Plan de gestión del proyecto: especifica las fases y las tareas del proyecto. Crea una estructura de descomposición del trabajo y un diagrama de Gantt para describir las dependencias y los plazos de las tareas.
• Plan de riesgos: predice los posibles riesgos y crea procedimientos operativos estándar para abordarlos, incluido quién es el propietario de cada problema.
• Plan financiero: crea y asigna un presupuesto a todos los equipos y tipos de recursos.
• Plan de recursos: identifica los miembros del equipo que necesitarás y asigna las funciones. Usa un software de gestión de recursos para centralizar los documentos, los informes y otra información.
• Plan de comunicación: elige qué canal o canales utilizarás para comunicarte con tu equipo y clientes. Decide qué frecuencia tendrá la comunicación y la programación de reuniones en el calendario.
• Plan de calidad: establece los KPI y define cómo medirás el rendimiento y los resultados de tu equipo.

Con una herramienta de gestión de proyectos como Jira, es fácil almacenar estos planes en un lugar centralizado y accesible. También puedes acceder a las plantillas de planificación de proyectos para agilizar el trabajo.

Fase de ejecución

La fase de ejecución del proyecto es cuando se implementa el plan del proyecto y se finalizan sus entregas.

Como el gestor del proyecto, tú asignas las tareas, aclaras las funciones, respondes a las preguntas, supervisas el trabajo, facilitas la comunicación, asistes a las sesiones informativas y reuniones, apoyas a tu equipo y haces que el trabajo vaya según lo previsto.

Esto podría significar proporcionar a los miembros del equipo nuevas herramientas, materiales o recursos.

El trabajo en equipo puede ser un desafío en los proyectos con varias personas y tareas complejas. Las empresas suelen utilizar un software de colaboración para ayudar a los equipos a trabajar juntos y minimizar el tiempo de inactividad.

Jira proporciona una gestión integral de la ejecución de proyectos. La plataforma gestiona las exigencias diarias de la ejecución de proyectos complejos, lo que permite a los equipos centrarse en entregar el trabajo en lugar de tener que pelearse con hojas de cálculo y herramientas inconexas.

Con Jira, los gestores de proyectos pueden asignar tareas, fijar plazos y automatizar los recordatorios para que no se pase nada por alto. Con todo el trabajo en un solo lugar, pueden entender cómo afecta cada tarea al cronograma y al presupuesto, lo que permite realizar ajustes inmediatos para que el proyecto siga adelante.

Fase de supervisión y control

En esta fase, harás un seguimiento del progreso del proyecto e implementarás ajustes para garantizar que el proyecto vaya según lo previsto.

Recopila información de las hojas de registro de tiempo, los informes y los miembros del equipo. Usar Jira para gestionar tu próximo proyecto te ayudará a hacer un seguimiento del progreso del proyecto. Con la vista de cronograma (que actúa como diagrama de Gantt) o el tablero de kanban, es más fácil identificar cuando las cosas se desvían de la hoja de ruta del proyecto.

Como gestor del proyecto, tu trabajo consiste en restablecer el orden cuando surgen problemas; este es el aspecto que controla esta fase.

Estos son algunos ejemplos de los contratiempos que quizá tengas que gestionar.

• Cronograma: si un miembro del equipo no puede terminar una tarea a tiempo, se la asignas a otra persona.
• Coste: el coste de un proveedor es superior a lo previsto, por lo que se reduce el alcance del proyecto.
• Equipo: ha surgido un desacuerdo entre dos miembros del equipo, así que los ayudas a resolverlo.
• Calidad: una parte del producto no cumple con los estándares, así que creas un enfoque diferente para crearlo.
• Riesgo: surge un riesgo imprevisto y tienes que mitigarlo.

La fase de seguimiento y control dura todo el ciclo de vida del proyecto. Los gestores de proyectos detectan constantemente oportunidades para obtener mejores resultados.

Puedes integrar Confluence con herramientas como Jira para comunicar el progreso de tu proyecto a las principales partes interesadas. Confluence guarda toda la documentación relacionada con el proyecto en un solo lugar, lo que te permite compartir las novedades, hacer un seguimiento de los cambios y colaborar en tiempo real con tu equipo.

Fase de cierre

Los proyectos tienen un final definido, a diferencia de las operaciones en curso. Esta es la fase de cierre en la que se completan las tareas finales, como entregar los resultados, pagar a los proveedores, firmar los contratos o garantizar el almacenamiento adecuado y la accesibilidad de la documentación.

Los gestores de proyectos también utilizarán esta fase para evaluar el rendimiento del equipo, lo que les permitirá identificar las áreas de mejora.

Estas son algunas preguntas que puedes hacerte durante la fase de cierre:

• ¿Todo el mundo ha cumplido sus tareas?
• ¿La comunicación se ha interrumpido en algún momento?
• ¿Qué talentos y defectos se han encontrado en cada miembro del equipo?

Presenta estas conclusiones a los miembros de tu equipo en una reunión después del proyecto. Anímalos a que hablen, compartan lo que ha salido mal y expresen sus ideas sobre cómo hacerlo mejor en proyectos similares.

Además de evaluar al equipo, evalúa la calidad del producto.

• ¿Está a la altura de los estándares del cliente?
• ¿Ha solucionado el problema que te propusiste resolver?
• ¿Dónde ha tenido un rendimiento inferior y superior?

Estas preguntas te ayudarán a entender mejor tu capacidad actual para alcanzar objetivos. Los comentarios cualitativos y cuantitativos son importantes. Realiza pruebas, envía encuestas y obtén una descripción precisa del rendimiento de tu creación.

Confluence es una herramienta valiosa para documentar todo este proceso. Con Confluence, puedes almacenar, compartir y reflexionar fácilmente sobre los resultados del proyecto, las lecciones aprendidas y los comentarios del equipo, lo que crea una base de conocimientos centralizada para futuros proyectos.

Tipos de ciclos de vida de los proyectos

Existen tres variaciones del ciclo de vida de un proyecto: ágil, en cascada e iterativo.

Modelo de metodología ágil

El modelo de metodología ágil hace hincapié en la flexibilidad y el progreso iterativo. Permite hacer ajustes y mejoras a lo largo del proyecto. Los equipos se adaptan de forma gradual en función de los comentarios constantes.

La metodología ágil es popular entre los equipos de desarrolladores de software que se basan en una colaboración constante recíproca y se encuentran con obstáculos imprevistos de forma regular.

Dos marcos ágiles que puedes considerar son kanban y scrum. El de kanban implica visualizar las tareas, limitar el trabajo en progreso y garantizar un flujo continuo de trabajo, por lo que es ideal para los proyectos que requieren flexibilidad sin plazos estrictos. El de scrum funciona mediante sprints planificados, con objetivos establecidos y revisiones periódicas, lo que promueve las iteraciones estructuradas y la responsabilidad del equipo.

Modelo en cascada

La metodología en cascada sigue un flujo secuencial lineal y cada fase depende de los resultados de las anteriores. A diferencia de la metodología ágil, no es un proceso iterativo.

Algunos ejemplos de tipos de proyectos que suelen seguir el modelo en cascada son los proyectos de fabricación, construcción y atención médica.

Modelo iterativo

El modelo iterativo implica repetir ciclos para mejorar el proyecto mediante comentarios y varias iteraciones.

Es un poco diferente del modelo de metodología ágil, ya que los comentarios suelen producirse al final de un hito. En el marco ágil, los comentarios son más continuos y frecuentes.

¿Por qué es importante la gestión del ciclo de vida de los proyectos?

Al gestionar el ciclo de vida de los proyectos con eficacia, los procesos se optimizan de varias maneras.

• Visibilidad del proyecto mejorada: los equipos pueden eliminar los obstáculos de forma proactiva para garantizar resultados puntuales y de excelente calidad, lo que permite tomar decisiones con mayor eficacia.
• Mejora de la gestión de riesgos: los equipos pueden detectar los riesgos de forma temprana y encontrar soluciones. Los controles periódicos del riesgo garantizan que los proyectos se lleven a cabo a tiempo y evitan costosos retrasos o fallos.
• Comunicación con las partes interesadas mejorada: con actualizaciones periódicas, informes del progreso y reuniones, los participantes permanecen mejor informados y más involucrados durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Los gestores de proyectos pueden utilizar las herramientas de Jira para organizar y priorizar ideas. Gracia a ello, se facilita la creación y el intercambio de hojas de ruta personalizadas con el equipo.

• Jira divide los proyectos grandes en tareas gestionables, hace un seguimiento del progreso y fomenta el trabajo en equipo en toda la organización.
• Jira Product Discovery funciona con Jira, lo que aporta contexto y visibilidad en los proyectos de desarrollo de software y las tareas empresariales, entre otras cuestiones.

Desafíos de la gestión del ciclo de vida de los proyectos

La gestión de proyectos puede resultar compleja y difícil. Requiere prestar especial atención a los posibles obstáculos, como la corrupción del alcance, las limitaciones de recursos y las interrupciones de la comunicación.

La corrupción del alcance se produce cuando los requisitos del proyecto se amplían más allá de lo que el equipo decidió al principio del proyecto, lo que provoca escasez de recursos y que se produzcan retrasos y desviaciones con respecto al plan del proyecto. Los procesos de control de cambios ayudan a eliminar la corrupción del alcance. Los gestores de proyectos deben revisar asiduamente el alcance del proyecto, comunicar los cambios e involucrar a las partes interesadas para asegurarse de que todo cambio se ajuste a los objetivos del proyecto.

Las limitaciones de recursos pueden provocar retrasos y poner en peligro la conclusión satisfactoria del proyecto. Para solventar los problemas de recursos, hay que revisar los recursos al principio de la planificación del proyecto. Crea un plan alternativo para detectar posibles problemas y pensar en soluciones, como conseguir ayuda externa o cambiar los recursos.

Las interrupciones de la comunicación pueden hacer que la productividad se vea afectada. Estos pueden incluir la falta de comunicación, los desacuerdos y la mala colaboración. Crear una cultura de trabajo en la que el personal esté predispuesto a compartir información dentro del equipo del proyecto y a asistir a reuniones periódicas, tanto formales como informales, puede mantener a todo el mundo al corriente y prevenir fallos en la comunicación. Las herramientas de gestión de proyectos como, por ejemplo, Jira, simplifican la comunicación, la supervisión del progreso y optimizan el intercambio de información.

¿En qué se diferencia la metodología ágil de los ciclos de vida de los proyectos tradicionales?

Estas son algunas técnicas probadas para dominar la gestión del ciclo de vida de los proyectos:

• Implementa hitos claros. Divide tu proyecto en hitos con plazos. Esto hace que tu proyecto parezca más viable y te permite hacer un seguimiento de su progreso de forma más eficaz.
• Comunícate con regularidad. Reúnete con los miembros del equipo con frecuencia para hablar sobre los avances, descubrir los cuellos de botella y encontrar nuevas ideas.
• Involucra a las partes interesadas. Involucra a las partes interesadas en el proceso pidiéndoles comentarios, dándoles actualizaciones y aclarando sus solicitudes para garantizar que el equipo cumple con todas las expectativas.

Vigila de cerca el progreso de las tareas y haz que los miembros de tu equipo también puedan hacerlo fácilmente. Esto evita que se incumplan los plazos y que el trabajo pase desapercibido.

¿Cómo contribuye la gestión del ciclo de vida de los proyectos al crecimiento de la organización?

Aquí es donde una herramienta como los tableros de Jira resulta útil.

Los tableros de kanban de Jira te ayudan a planificar, visualizar y hacer un seguimiento de tu trabajo. Te proporcionan a ti y a tu equipo una visión general compartida de todas las tareas y su estado. Los miembros del equipo pueden pasar fácilmente sus tareas a la etapa correcta mientras mantienen a todo el mundo informado.

Uso de Jira para gestionar el ciclo de vida de los proyectos de forma eficaz

La gestión de proyectos puede ser compleja y problemática, y obliga a prestar mucha atención a los posibles obstáculos como, por ejemplo, la corrupción del alcance, las limitaciones de recursos y las interrupciones de la comunicación.

La corrupción del alcance se produce cuando los requisitos del proyecto se amplían más allá de lo que el equipo decidió al principio del proyecto, lo que provoca escasez de recursos y que se produzcan retrasos y desviaciones con respecto al plan del proyecto. Los procesos de control de cambios ayudan a eliminar la corrupción del alcance. Los gestores de proyectos deben revisar asiduamente el alcance del proyecto, comunicar los cambios e involucrar a las partes interesadas para asegurarse de que todo cambio se ajuste a los objetivos del proyecto.

Las limitaciones de recursos pueden provocar retrasos y poner en peligro la conclusión satisfactoria del proyecto. Para solventar estos problemas de recursos, hay que revisar los recursos al principio de la planificación del proyecto. Crea un plan de respaldo con antelación. De este modo, podrás detectar posibles problemas y pensar en soluciones, como conseguir ayuda externa o cambiar los recursos.

La productividad se resiente cuando hay fallos en la comunicación (comunicación insuficiente, desacuerdos o una colaboración deficiente). Crear una cultura de trabajo en la que el personal esté predispuesto a compartir información dentro del equipo del proyecto y a asistir a reuniones periódicas, tanto formales como informales, puede mantener a todo el mundo al corriente y prevenir fallos en la comunicación. Las herramientas de gestión de proyectos como, por ejemplo, Jira, simplifican la comunicación, la supervisión del progreso y el intercambio de información.