Was versteht man unter Projektrisikomanagement?

Was sind Projektrisiken?

Projektmanagementrisiken sind alle Ereignisse, die deine Pläne durcheinanderbringen könnten. Im Projektmanagement versteht man unter "Risiko" nicht nur ein katastrophales Ereignis, sondern die Ungewissheit, wie sich bestimmte Entwicklungen möglicherweise auf die Projektziele auswirken. Diese Ungewissheiten können den Zeitplan, das Budget, die Qualität oder jeden anderen Aspekt eines Projekts betreffen.

Stell dir zum Beispiel vor, du bist für die Neugestaltung einer Website verantwortlich. Zu deinen Risiken könnten gehören:

• ein wichtiges Teammitglied verlässt unerwartet das Projekt
• technische Probleme während der Entwicklungsphase
• Änderung der Kundenanforderungen auf halbem Weg
• Verzögerungen beim Erhalt der erforderlichen Freigaben
• Budgetbeschränkungen aufgrund unvorhergesehener technischer Herausforderungen

Jedes dieser Risiken könnte sich auf deine Fähigkeit auswirken, das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen, daher ist es wichtig, einen soliden Risikomanagementplan zu haben.

Arten von Projektrisiken

Projektmanagementrisiken treten während des gesamten Lebenszyklus des Projekts in verschiedenen Formen auf. Wenn du diese Kategorien verstehst, kannst du potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und effektive Strategien zur Risikominderung entwickeln.

Finanzielle Risiken

Das sind die Risiken, die deinen Geldbeutel betreffen. Finanzielle Risiken können sich als unerwartete Budgetüberschreitungen äußern, die deine Ressourcen belasten, oder als plötzliche Wechselkursänderungen, die sich auf internationale Projekte auswirken. Deine Anbieter könnten ihre Preise ohne Vorwarnung erhöhen, oder du könntest mit Cashflow-Problemen konfrontiert werden, die deine Fähigkeit beeinträchtigen, das Projekt voranzubringen.

Technische Risiken

Technische Risiken können den Erfolg deines Projekts beeinflussen. Du könntest zum Beispiel Probleme mit der Softwarekompatibilität entdecken, die bei der Planung nicht offensichtlich waren, oder auf Integrationsprobleme stoßen, wenn du neue Systeme mit bestehenden verbindest.

Leistungsengpässe könnten die Durchführung verlangsamen oder Defizite in den technischen Fähigkeiten deines Teams werden erst spät im Projekt sichtbar.

Operative Risiken

Die tägliche Projektarbeit steht vor ganz eigenen Herausforderungen. Möglicherweise gibt es Personalengpässe und wichtige Teammitglieder stehen nicht zur Verfügung oder du entdeckst Ineffizienzen in deinen Prozessen, die alles verlangsamen. Es kann Kommunikationsprobleme zwischen Teammitgliedern oder Stakeholdern geben, oder es treten Schwächen bei der Qualitätskontrolle auf, wenn keine angemessenen Kontrollen erfolgen.

Externe Risiken

Auf manche externe Risiken hat deine Organisation keinen Einfluss. Zum Beispiel könnten sich die Marktbedingungen unerwartet ändern, was eventuell die Realisierbarkeit des Projekts gefährdet oder sich auf den zur Umsetzung verfolgten Ansatz auswirkt. Neue Vorschriften könnten in letzter Minute Planänderungen erzwingen. Natürliche Wetterereignisse könnten Außen- oder Bauarbeiten verzögern, und Unterbrechungen der Lieferkette könnten zu einem Mangel an Materialien oder Ressourcen führen, die du benötigst, um voranzukommen.

Schritt 1: Risikoerkennung

Der erste Schritt besteht darin, deine Situation zu verstehen. Das bedeutet, alle potenziellen Risiken zu identifizieren, die sich auf dein Projekt auswirken könnten.

Zu den effektiven Methoden, um Risiken zu identifizieren, gehören:

• Team-Brainstorming
• Auswertung ähnlicher früherer Projekte
• Expertengespräche
• Konsultationen mit Stakeholdern
• Analyse des Projektumfangs

Tools wie Jira-Zeitleisten oder Gantt-Diagramme helfen dir, den Projektzeitplan zu visualisieren und potenzielle zeitbedingte Risiken frühzeitig zu erkennen.

Schritt 2: Risikoanalyse

Sobald du alle potenziellen Risiken identifiziert hast, ist es an der Zeit, sie im Detail zu untersuchen. Dieser Schritt beinhaltet eine qualitative und quantitative Analyse, um festzustellen, wie wahrscheinlich es ist, dass ein Risiko eintritt und welche Auswirkungen es auf dein Projekt haben könnte.

Die qualitative Analyse beinhaltet:

• Bewertung von Risiken auf einer Skala (z. B. niedrig, mittel, hoch)
• Bewertung der Auswirkungen auf verschiedene Projektaspekte
• Bewertung der Dringlichkeit

Die quantitative Analyse beinhaltet:

• Statistische Analyse von Wahrscheinlichkeiten
• Berechnungen der Kostenauswirkungen
• Planung von Folgenabschätzungen

Schritt 3: Risikopriorisierung

Einige Risiken könnten geringfügige Auswirkungen haben, während andere vielleicht dein gesamtes Projekt zum Scheitern bringen. Wenn du Risiken priorisierst, überlege dir Folgendes:

• Wahrscheinlichkeit des Auftretens
• Mögliche Auswirkungen auf die Projektziele
• Zeitliche Auswirkung
• Ressourcenbedarf zur Schadensbegrenzung

Viele Teams verwenden eine Risikomatrix (Probability-Impact Matrix) als Risikoregister, um Risiken zu visualisieren und nach Dringlichkeit zu klassifizieren.

Schritt 4: Planen der Risikobewältigung

Jetzt kommt der Aktionsplan. Für jedes relevante Risiko benötigst du eine klare Strategie, um damit umzugehen. In der Regel gibt es vier Hauptansätze:

• Vermeiden: Passe die Projektplanung an, um das Risiko zu vermeiden
• Mildern: Ergreife Maßnahmen, um die Wahrscheinlichkeit des Eintretens oder die Auswirkung zu verringern
• Verlagern: Verlagere das Risiko auf eine andere Partei (wie eine Versicherung)
• Akzeptieren: Erkenne das Risiko an und bereite dich auf mögliche Konsequenzen vor

Weise jedem Risiko eine Reaktionsstrategie und einen Verantwortlichen zu, der für die Überwachung und den Umgang damit zuständig ist. Diese Person sollte alle Informationen, Daten oder Ressourcen bereitstellen, die zur Lösung des Problems erforderlich sind.

Schritt 5: Risikoüberwachung und -kontrolle

Das Risikomanagement findet während des gesamten Projektlebenszyklus statt. Du musst die identifizierten Risiken regelmäßig überprüfen, die Risikoauslöser überwachen, beurteilen, wie gut deine Reaktionsstrategien funktionieren, und auf neue Risiken achten.

Mit geeigneten Tools lassen sich Risiken viel einfacher überwachen. Eine Abhängigkeitszuordnung hilft dir darzustellen, wie verschiedene Projektelemente zusammenhängen, und du kannst visualisieren, wie sich die verschiedenen Risiken durch dein Projekt ziehen.

Risiken effektiv managen

Indem du proaktives Risikobewusstsein in deinem Team verankerst, veränderst du die Art und Weise, wie es mit potenziellen Herausforderungen umgeht. Hier sind einige bewährte Methoden, die erfolgreiche Teams anwenden, um Risiken einen Schritt voraus zu sein:

• Offen über potenzielle Risiken sprechen: Sprecht im Team mögliche Risiken offen an. Jeder sollte dazu angehalten werden, mögliche Probleme anzusprechen, bevor sie das Projekt gefährden.
• Regelmäßige Risikobewertung: Plant im Team Zeit ein, um aktuelle Risiken zu bewerten und neue zu identifizieren. Das funktioniert am besten, wenn das Team konzentriert und zielorientiert arbeitet, indem Zuständigkeiten und nächste Schritte zugewiesen werden.
• Klare Eskalationsverfahren: Definiere, wann und wie dein Team auf Probleme aufmerksam machen soll. Dein Team sollte genau wissen, an wen es sich wenden muss, welche Informationen es bereitstellen muss und welche Sofortmaßnahmen es ergreifen kann, wenn Probleme auftreten.
• Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse: Erfasse die Erkenntnisse aus erfolgreichen und fehlgeschlagenen Risikomanagementmaßnahmen. Eine gepflegte Wissensdatenbank kann wichtige Informationen für zukünftige Projekte liefern und verhindern, dass die gleichen Probleme dich zweimal unvorbereitet treffen.
• Flexible Reaktionsstrategien: Entwickle Ansätze, die sich an die sich ändernden Umstände anpassen lassen. Die effektivsten Risikomanagementpläne ermöglichen eine schnelle Umstellung, wenn die ursprünglichen Strategien nicht wie erwartet funktionieren.

Tools für effektives Projektrisikomanagement

Die richtigen Tools erleichtern das Risikomanagement. Zu den grundlegenden Risikomanagement-Tools gehören:

• Frameworks zur Risikobewertung: Strukturierte Frameworks wie Risikomatrizen helfen dir, jedes potenzielle Risiko auf der Grundlage von Auswirkung und Wahrscheinlichkeit zu bewerten.
• Vorlagen für SWOT-Analysen: Neben der bloßen Aufzählung von Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen helfen dir SWOT-Vorlagen dabei, zusammenhängende Risiken und Chancen in deinem gesamten Projekt zu identifizieren.

Von einer Projektmanagement-Software wie Jira wird auch dein Risikomanagementprozess profitieren. Mit Jira kannst du all deine Risikodaten an einem Ort aufbewahren, Prüfprotokolle verwalten und dir in Echtzeit einen Überblick über dein Risikomanagement verschaffen.

Mit der Zeitleistenfunktion von Jira kannst du deinen Projektzeitplan visualisieren und potenzielle Risiken erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Die Zeitleistenansicht macht es einfach, Engpässe und Ressourcenkonflikte frühzeitig zu erkennen.

Du kannst Gantt-Diagramme auch verwenden, um Abhängigkeiten abzubilden und zu zeigen, wie verschiedene Projektelemente miteinander zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Wenn du diese Zusammenhänge verstehst, kannst du entscheiden, worauf du deine Bemühungen zur Schadensbegrenzung vorrangig richten solltest.

Kostenlose Vorlage für Gantt-Diagramme nutzen

Vorteile des Projektrisikomanagements

Hast du dich jemals gefragt, warum manche Teams Projektschwierigkeiten problemlos wegstecken, während andere ins Straucheln kommen, wenn etwas schief geht? Solides Risikomanagement bzw. das Fehlen eines solchen ist da oftmals die Antwort. Das Risikomanagement beeinflusst, wie gut dein Team Herausforderungen angeht und Ergebnisse liefert, wenn es richtig gemacht wird. Hier sind ein paar Vorteile des Projektrisikomanagements:

• Bessere Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Risikobewusstsein
• Verbesserte Ressourcenzuweisung
• Mehr Vertrauen der Stakeholder
• Zuverlässigere Projektabwicklung
• Weniger Überraschungsfaktoren
• Bessere Ausrichtung auf strategische Ziele

Ein strukturierter Ansatz für das Risikomanagement verbessert die Planbarkeit eines Projekts erheblich. Du triffst bessere Entscheidungen in Bezug auf Ressourcenzuweisung, Zeitplanung und Budgetmanagement, indem du potenzielle Probleme antizipierst. Deine Stakeholder werden mehr Vertrauen in das Projekt haben, weil sie sehen können, dass du potenzielle Herausforderungen in Betracht gezogen hast und konkrete Pläne hast, sie anzugehen.

Herausforderungen im Projektrisikomanagement

Das Projektrisikomanagement läuft nicht immer reibungslos, selbst mit den besten Prozessen. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

• Versteckte oder neu aufkommende Risiken
• Ressourcenbeschränkungen für das Risikomanagement
• Widerstand gegen Veränderung
• Selbstüberschätzung bei der Risikobewertung
• Balance zwischen Risikomanagement und Projektfortschritt

Die gute Nachricht ist: Du musst das nicht alles von Grund auf neu herausfinden. Das Unternehmensrisikomanagement bietet dir ein bewährtes Playbook, um diese Herausforderungen direkt anzugehen, sodass du dich auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren kannst und gleichzeitig die Risiken unter Kontrolle hast.